Od początku 2026 roku najprawdopodobniej wejdą w życie przepisy znacząco rozszerzające kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Zmiany te w istotny sposób wpłyną na relacje między pracodawcami, zleceniobiorcami i osobami współpracującymi w modelu B2B. Nowe regulacje mają zwiększyć skuteczność kontroli i ograniczyć nadużycia w zatrudnieniu, ale mogą też oznaczać poważne wyzwania dla firm. W artykule omawiamy najważniejsze założenia projektu nowelizacji ustawy o PIP oraz jej praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców. Warto zaznaczyć na wstępie, że projekt ten na dzień 30 października 2025 r. nie został jeszcze przyjęty przez Radę Ministrów i skierowany do Sejmu.

Decyzja administracyjna zamiast powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy

Okręgowy inspektor pracy będzie mógł samodzielnie stwierdzić istnienie stosunku pracy - bez konieczności kierowania sprawy do sądu. Decyzja taka będzie posiadała klauzulę natychmiastowej wykonalności. Projekt ustawy zakłada możliwość przekształcania umów już nieobowiązujących (takich, które już się zakończyły) nie ma limitu czasowego w tym przypadku – jedyne ograniczenie to 5 lat wstecz, które dotyczy okresu przedawnień zobowiązań podatkowych i składkowych. Przekształcenie ma dotyczyć zarówno umów zlecenie jak i współpracy opartej na modelach B2B.

Natychmiastowa wykonalność decyzji

Decyzja inspektora będzie obowiązywać od dnia jej wydania. Od tego dnia firma zatrudniająca już nie jako Zleceniodawca ale Pracodawca będzie musiała:
- Przygotować i poprowadzić dokumentację pracowniczą,
- Zgłosić pracownika do ZUS,
- Wypłacać wynagrodzenie zgodnie z Kodeksem pracy,
- Naliczać i odprowadzać składki oraz zaliczki na PIT zgodnie z zasadami dotyczącymi umowy o pracę,
- Udzielić urlopu i innych świadczeń przysługujących pracownikom,

Powyższe obowiązki będzie trzeba zrealizować nawet w przypadku wniesienia odwołania.

Ważne

UWAGA: Obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe za okresy przed wydaniem decyzji będą wstrzymane do czasu upływu terminu odwołania lub prawomocnego wyroku sądu.

Procedura odwoławcza

Od decyzji inspektora można się odwołać w skrajnie krótkim terminie:
- do Głównego Inspektora Pracy (w ciągu 7 dni od doręczenia decyzji),
- a następnie do rejonowego sądu pracy (w ciągu miesiąca od doręczenia decyzji Głównego Inspektora Pracy).

Terminy te są bardzo krótkie i w przypadku wydania jednorazowo kilkunastu lub kilkudziesięciu takich decyzji mogą stanowić duże wyzwanie dla przedsiębiorcy, który będzie chciał złożyć odwołanie i uzasadnić je odpowiednią dokumentacją.

Rozstrzygnięcia sądowe

Projekt ustawy jest bardzo jednostronny. Przewiduje poważne i natychmiastowe konsekwencje dla firmy, ale nie zabezpiecza jej interesów w przypadku prawomocnego uchylenia decyzji. Po wygranej przed sądem, firma stanie nie tylko przed koniecznością skorygowania i dochodzenia zwrotu zobowiązań publiczno-prawnych i dochodzenia ich zwrotu z tytułu zaliczek na podatek PIT, składek na ubezpieczenia społeczne, odprowadzonych w okresie od dnia wydania decyzji ale także przed koniecznością dokonania rozliczenia z „byłym pracownikiem”, który w świetle sądowej decyzji powinien zwrócić wszelkie otrzymane świadczenia pracownicze, które nie byłyby należne, gdyby nie decyzja okręgowego inspektora pracy (m.in.: wynagrodzenie urlopowe, wynagrodzenie chorobowe itd.). Projekt nie zawiera jednak w tym zakresie żadnych wytycznych co do sposobu działania i mechanizmów jakie firma powinna zastosować.

Kontrole zdalne i cyfryzacja

Projekt przewiduje m.in. możliwość:
- przeprowadzania kontroli zdalnych (np. oględziny miejsca pracy przez kamerę),
- przesłuchiwania świadków online,
- przekazywania kopii dokumentów w postaci elektronicznej,
- sporządzania protokołów i decyzji w formie elektronicznej bez konieczności podpisów (obecnie protokoły wymagały podpisu inspektora i reprezentanta przedsiębiorcy).

Rozszerzenie zakresu kontroli

PIP będzie mogła kontrolować nie tylko pracodawców, ale także inne podmioty, na rzecz których świadczona była praca ( w przypadku naszej firmy będą to pracodawcy użytkownicy oraz firmy współpracujące na podstawie umów o outsourcing usług.

Większa współpraca pomiędzy urzędami

Znaczącą zmianą jest zwiększenie zakresu informacji jakie ZUS będzie mógł udzielać PIP. Do tej pory ZUS mógł udostępnić informacje tylko dotyczące ubezpieczonego, a nie samego płatnika składek. Zgodnie z nowelizacją ZUS udostępni wszystkie informacje dotyczące płatnika m.in. wysokość składek jakie odprowadza miesięcznie, w tym ile składek jest za pracowników ile za zleceniobiorców pokazując tym samym jaka jest skala zatrudnienia w oparciu o umowy zlecenie w danym podmiocie.

Ponadto ustawa zakłada również ten sam model współpracy pomiędzy PIP, Urzędami Skarbowymi i Krajową Administracją Skarbową.

Wyższe kary

Projekt zakłada w szczególności dwukrotny wzrost wysokości grzywien za naruszenia przepisów prawa pracy - z 30.000 PLN i 45.000 PLN do odpowiednio 60.000 PLN i 90.000 PLN.

Celem wprowadzonych zmian jest zwiększenie skuteczności działań Państwowej Inspekcji Pracy oraz uporządkowanie zasad zatrudnienia. W związku z tym rekomendujemy przedsiębiorcom wcześniejsze przeprowadzenie analizy obowiązujących umów i procedur kadrowych, aby właściwie przygotować się na wejście w życie nowych przepisów.

Mariola Sosin, Dyrektor zarządzająca HR Quality Payroll Sp. z o.o. Z wykształcenia ekonomistka, od prawie 20 lat zajmuje się zagadnieniami z zakresu kadr i płac, w szczególności zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami oraz legalizacją pracy cudzoziemców.

Źródło: Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (UD283). Na dzień 30 października 2025 r. projekt ten nie został jeszcze przyjęty przez Radę Ministrów i skierowany do Sejmu. Projekt jest obecnie na etapie prac Komitetu Rady Ministrów do Spraw Cyfryzacji. Projekt przewiduje, że zmiany w nim zawarte wejdą w życie 1 stycznia 2026 r.

infor.pl

Czy szef może czytać prywatne e-maile pracownika? To pytanie pada często, gdy jest mowa o relacjach panujących w zakładach pracy. Dla niektórych osób odpowiedź na nie jest oczywista, a inne mają szereg wątpliwości. Tymczasem przepisy są w tym zakresie jasne.

Czy szef może czytać prywatne e-maile pracownika?

Czy w pracy wolno sprawdzić prywatną pocztę? A czy wolno odebrać prywatny telefon? A co, jeśli nie wolno, a pracownik to zrobi? Na te pytania nie można udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Podstawowa zasada obowiązująca w tym zakresie jest taka, że w czasie pracy pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy i ma obowiązek świadczyć pracę i dbać o dobro zakładu pracy. Jednak to, co oznacza to w praktyce, zależy od bardzo wielu czynników, a przede wszystkim od tego, co wynika z regulaminu pracy. Istnieją bowiem niewielkie zakłady pracy, w których ze względu na profil działalności panuje luźna atmosfera i nikomu nie przyjdzie nawet do głowy zastanawiać się nad tym, czy w czasie pracy wolno odebrać prywatny telefon, bo jest to oczywiste, że tak. Ale istnieją też i takie, w których organizacja pracy nie pozwala na to, by pracownik przeprowadził choćby krótką prywatną rozmowę, a czasami nawet i na to, by w ogóle miał przy sobie prywatny telefon. Takie same uwagi mogą mieć zastosowanie w odniesieniu do sprawdzania poczty na służbowym komputerze. W niektórych przypadkach nie jest to problem, a w innych logowanie się do zewnętrznych aplikacji może być niedopuszczalne.

Czy można bez obaw logować się do prywatnej poczty w pracy?

W zakresie tej tematyki pojawia się jednak również inny problem – co jeśli pracownikowi zdarzy się sprawdzić prywatną pocztę na służbowym sprzęcie? Czy tym samym traci ona przymiot prywatności, a pracownik musi liczyć się z tym, że szef będzie miał pełny wgląd w jego prywatne sprawy? Tak często twierdzą przełożeni powołując się na art. 22³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zgodnie z którym, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Jak jasno wynika z tej regulacji, taki argument jest mocno chybiony. Z przytoczonego przepisu jasno bowiem wynika, że monitoring może dotyczyć jedynie poczty służbowej. Nie ma w nim nawet najmniejszej wzmianki o poczcie prywatnej. Co więcej, w § 2 ustawodawca wyraźnie wskazał, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Sprawa jest więc prosta – nawet jeśli pracownik zaloguje się do prywatnej poczty na służbowym komputerze i nie wyloguje się z niej, pracodawca nie ma prawa zapoznać się z jej zawartością. Jak wynika z art. 49 Konstytucji RP, zapewnia się wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się. Ich ograniczenie może nastąpić jedynie w przypadkach określonych w ustawie i w sposób w niej określony. Logowanie się do prywatnej poczty na służbowym komputerze nie jest takim przypadkiem i zasada ta nie doznaje w tym przypadku żadnych ograniczeń. Oznacza to, że bez względu na to, czy sprawdzenie poczty na służbowym komputerze jest w zakładzie pracy dopuszczalne, czy zabronione, jej treść pozostaje nadal chroniona, a pracodawca nie ma prawa nawet zerknąć na jej treść. Jeśli jednak działanie pracownika narusza obowiązujący w zakładzie regulamin pracy, może w związku z tym wyciągnąć odpowiednie, przewidziane prawem konsekwencje.

Podstawa prawna

art. 22³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)

infor.pl

Nawet w zakładzie pracy, w którym praca jest wykonywania według stałego harmonogramu i w z góry określonych godzinach pracy, mogą zdarzyć się niespodziewane sytuacje. Jeśli pracownik musi dostosować się do takich nagłych zmian, przysługuje mu rekompensata.

Trzeba przestrzegać norm czasu pracy określonych w przepisach

Na gruncie obowiązujących przepisów czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Zasadą jest , że nie może on przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Od zasady tej istnieją oczywiście wyjątki, jednak śmiało można powiedzieć, że zdecydowana większość pracowników świadczy pracę od poniedziałku do piątku przez 8 godzin pomiędzy godziną 7 a 17. W takich przypadkach rozliczanie czasu pracy nie nastręcza wielu trudności, które występują w takich branżach jak handel, gastronomia, ochrona zdrowia, czy transport i komunikacja. Jednak nawet wówczas, gdy praca odbywa się według stałego harmonogramu i w z góry określonych godzinach, mogą pojawić się niespodziewane sytuacje, które wymuszą na pracodawcach i pracownikach wprowadzenie w organizacji pracy zmian będących odstępstwem od reguły. Zazwyczaj w takich przypadkach przepisy zapewniają pracownikom odpowiednią rekompensatę, jednak w zależności od okoliczności, może ona przybierać różną postać.

Dniem wolnym od pracy nie dla każdego jest sobota

Dniem wolnym od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy w większości przypadków jest sobota. Nie jest to jednak regułą i w niektórych branżach, szczególnie usługowych, jako dzień wolny wyznaczany jest inny dzień tygodnia. Tak jest często w gabinetach kosmetycznych czy fryzjerskich, gdzie świadczenie pracy w sobotę jest znacznie bardziej pożądane niż wykonywanie jej np. w poniedziałek. Może również być tak, że dzień wolny nie jest wyznaczony na stałe i na przestrzeni miesiąca zmienia się. Niezależnie od tego, który dzień tygodnia jest dla pracownika takim dniem wolnym, ustawodawca przewidział, że w razie:
1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
2) szczególnych potrzeb pracodawcy,
jeżeli wykonywał on pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje mu w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.

Nawet za krótką pracę pracownik dostanie cały dzień wolnego

Stosowanie tej regulacji wywołuje w praktyce pewne wątpliwości. Warto więc wyjaśnić, że przepis ten jest podstawą do udzielenia pracownikowi całego dnia wolnego, niezależnie od tego, jak długo świadczył on pracę w dniu wolnym. Oznacza to, że nawet w sytuacji, gdy pracownik, dla którego dniem wolnym jest sobota, stawi się w zakładzie pracy i będzie wykonywał swoje obowiązki jedynie przez 2 godziny, to i tak będzie mu z tego tytułu przysługiwał cały dzień wolny. Co więcej, pracodawca nie może jednostronnie zdecydować o tym, kiedy takiego dnia udzieli. Musi zrobić to do końca okresu rozliczeniowego, a konkretny termin ma obowiązek ustalić z pracownikiem. To oczywiście jest plusem z punktu widzenia pracownika, jednak jednocześnie może przysparzać kłopotów pracodawcy. Jeśli bowiem pracownik nie będzie chciał aktywnie uczestniczyć w ustalaniu tego terminu, udzielenie wolnego w ustawowo przewidzianym czasie może okazać się niemożliwe. Konsekwencją tego będzie konieczność wypłacenia pracownikowi stosownego dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w związku z przekroczeniem normy średniotygodniowej.

Podstawa prawna

art. 129, art. 151¹, art. 151³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)

infor.pl