Pracownik może co do zasady pozostawać jednocześnie w stosunku pracy z dwoma pracodawcami. Sam fakt podjęcia drugiego zatrudnienia nie oznacza naruszenia obowiązków pracowniczych i nie może być automatycznie podstawą zwolnienia.

Ryzyko pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy drugi pracodawca jest konkurentem, pracownik podpisał umowę o zakazie konkurencji albo dodatkowa praca prowadzi do wykorzystania poufnych informacji, klientów, czasu pracy lub innych zasobów pierwszego pracodawcy. W takich sytuacjach trzeba odróżnić dozwolone dodatkowe zatrudnienie od rzeczywistego konfliktu interesów i naruszenia obowiązku lojalności.

Najważniejsze:

• Kodeks pracy zasadniczo pozwala pracownikowi jednocześnie pracować u innego pracodawcy.
• Wyjątkiem może być ważna umowa o zakazie konkurencji albo ograniczenie wynikające z przepisów szczególnych.
• Obowiązek lojalności nie oznacza automatycznego zakazu pracy w tej samej branży, ale pracownik nie może działać na szkodę pracodawcy ani wykorzystywać jego poufnych informacji.
• Samo zatrudnienie u drugiego pracodawcy i rzeczywiste naruszenie interesów pierwszego pracodawcy to dwie różne sytuacje, które powinny być oceniane oddzielnie.
• Po wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia termin na wniesienie sprawy do sądu pracy wynosi zasadniczo 21 dni od doręczenia oświadczenia pracodawcy.

Kiedy powstaje problem z pracą u dwóch pracodawców?

Zgodnie z art. 26¹ Kodeksu pracy pracodawca nie może co do zasady zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą. Przepis obejmuje również równoległe świadczenie pracy na innej podstawie prawnej. Oznacza to, że pracownik nie musi ograniczać swojej aktywności zawodowej do jednego zakładu pracy tylko dlatego, że pierwszy pracodawca wolałby zatrudniać go na wyłączność.

Nie oznacza to jednak pełnej swobody działania bez względu na interes pracodawcy. Trzeba rozdzielić cztery różne sytuacje:

Sytuacja	Znaczenie prawne	Główne ryzyko
Druga praca w niekonkurencyjnej firmie	Co do zasady dozwolona	Kolizja godzin pracy albo niewykonywanie obowiązków
Praca dla podmiotu działającego na tym samym rynku	Nie jest automatycznie naruszeniem prawa	Rzeczywiste zagrożenie interesów pracodawcy
Praca dla konkurenta przy obowiązującej umowie o zakazie konkurencji	Może naruszać umowny zakaz	Odpowiedzialność pracownicza i możliwość dochodzenia szkody
Wykorzystanie klientów, danych lub know-how pierwszego pracodawcy	Może naruszać obowiązek dbałości o dobro zakładu i tajemnicę	Wypowiedzenie, rozwiązanie bez wypowiedzenia lub odpowiedzialność za szkodę

Sam konflikt interesów nie jest w Kodeksie pracy jedną, ogólnie zdefiniowaną instytucją. Ocena zależy więc od konkretnych czynności pracownika. Inaczej należy traktować księgowego pracującego po godzinach dla przedsiębiorstwa z innej branży, a inaczej handlowca obsługującego jednocześnie dwóch bezpośrednich konkurentów i kontaktującego się z tymi samymi klientami.

Równoległe zatrudnienie rodzi również odrębne zagadnienia dotyczące uprawnień z każdego stosunku pracy. Kwestie urlopowe opisuje osobny poradnik: Zatrudnienie u dwóch pracodawców a urlop wypoczynkowy.

Praca dla konkurenta nie oznacza automatycznie ciężkiego naruszenia obowiązków

Szczególnie ważne jest rozróżnienie między umownym zakazem konkurencji a ogólnym obowiązkiem dbałości o dobro zakładu pracy. Sąd Najwyższy wskazywał, że przy braku umowy o zakazie konkurencji samo podjęcie działalności konkurencyjnej albo pracy dla konkurenta nie jest automatycznie równoznaczne z naruszeniem obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy. Trzeba zbadać między innymi rzeczywisty wpływ działania pracownika na majątkowe i niemajątkowe interesy pracodawcy.

Znaczenie mogą mieć zatem: zakres obowiązków na obu stanowiskach, dostęp do informacji handlowych, kontakt z tymi samymi klientami, możliwość wykorzystania wiedzy zdobytej u pierwszego pracodawcy, sposób pozyskiwania kontrahentów oraz to, czy dodatkowa praca wpływa na prawidłowe wykonywanie pierwszej umowy.

Jakie przepisy i dokumenty trzeba sprawdzić?

Pierwszym przepisem jest art. 26¹ Kodeksu pracy. Ustanawia on zasadę, zgodnie z którą pracodawca nie może wprowadzić generalnego zakazu jednoczesnego zatrudnienia u innego pracodawcy. Wyjątek dotyczy między innymi sytuacji określonej w art. 101¹ Kodeksu pracy, czyli umownego zakazu konkurencji, oraz przypadków, w których ograniczenie wynika z przepisów szczególnych.

Drugą podstawą jest art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy. Pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachowywać w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Z tego przepisu wywodzi się pracowniczy obowiązek lojalności. Nie daje on pracodawcy prawa do dowolnego ograniczania aktywności zawodowej pracownika, ale może mieć znaczenie, gdy druga praca realnie godzi w jego interesy.

Jeżeli strony zawarły umowę o zakazie konkurencji na czas zatrudnienia, trzeba przeanalizować jej dokładną treść. Zgodnie z art. 101¹ Kodeksu pracy może ona zakazywać prowadzenia działalności konkurencyjnej oraz świadczenia pracy na rzecz podmiotu konkurencyjnego. Umowa o zakazie konkurencji wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

W praktyce przed oceną sytuacji warto zgromadzić:

• umowę o pracę i aneksy u pierwszego pracodawcy,
• odrębną umowę o zakazie konkurencji, jeżeli została podpisana,
• zakres obowiązków i pełnomocnictwa,
• regulamin pracy oraz obowiązujące procedury dotyczące poufności i konfliktu interesów,
• umowę lub zakres obowiązków u drugiego pracodawcy,
• porozumienia o poufności i dokumenty dotyczące ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Trzeba również ustalić, czy oba zajęcia są rzeczywiście stosunkami pracy. Jeżeli jedna aktywność jest wykonywana na podstawie umowy cywilnoprawnej, część zasad Kodeksu pracy nie działa bezpośrednio w tej relacji. Przy rozróżnianiu podstaw zatrudnienia pomocny może być również materiał Etat i umowa zlecenia.

Szczególną ostrożność trzeba zachować w zawodach i funkcjach, dla których odrębne przepisy wprowadzają ograniczenia dodatkowego zatrudnienia, obowiązek uzyskania zgody albo szczególne reguły dotyczące konfliktu interesów. W takim przypadku sama analiza Kodeksu pracy nie wystarcza.

Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy

Pracodawca nie może traktować samego faktu dodatkowego zatrudnienia jako podstawy wypowiedzenia, rozwiązania umowy bez wypowiedzenia ani działania o skutku równoważnym z rozwiązaniem stosunku pracy, jeżeli nie zachodzi wyjątek wynikający z umowy o zakazie konkurencji lub odrębnych przepisów. Wynika to z art. 29⁴ Kodeksu pracy.

Nie oznacza to jednak ochrony pracownika przed konsekwencjami konkretnych zachowań naruszających jego obowiązki. Powodem reakcji pracodawcy może być przykładowo nie sam drugi etat, lecz:

• przekazywanie konkurentowi poufnych informacji lub dokumentów,
• wykorzystanie bazy klientów pierwszego pracodawcy w interesie drugiej firmy,
• nakłanianie klientów albo współpracowników do przejścia do konkurenta,
• wykonywanie drugiej pracy w czasie, w którym pracownik powinien wykonywać obowiązki wobec pierwszego pracodawcy,
• wykorzystywanie firmowego sprzętu, systemów lub innych zasobów do realizacji zleceń konkurenta,
• naruszenie ważnej umowy o zakazie konkurencji.

Informacje o wartości gospodarczej mogą być dodatkowo chronione jako tajemnica przedsiębiorstwa na podstawie art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Ryzyko nie ogranicza się więc wyłącznie do odpowiedzialności wynikającej z Kodeksu pracy.

Czy obowiązek lojalności oznacza zakaz pracy w tej samej branży?

Nie. Obowiązek lojalności nie może być automatycznie utożsamiany z pełnym zakazem konkurencji. Przy braku pisemnej umowy o zakazie konkurencji trzeba zbadać rzeczywiste zachowanie pracownika oraz jego wpływ na interes pracodawcy. Samo podobieństwo działalności obu firm nie przesądza jeszcze o ciężkim naruszeniu obowiązków pracowniczych.

Z drugiej strony brak umowy o zakazie konkurencji nie oznacza, że pracownik może świadomie szkodzić pracodawcy. Jeżeli dodatkowa działalność łączy się z wykorzystaniem klientów, poufnych danych albo innych zasobów pierwszej firmy, może zostać oceniona jako naruszenie obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy.

Kiedy możliwe jest zwolnienie dyscyplinarne?

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy wymaga ciężkiego naruszenia podstawowego obowiązku pracowniczego. Nie wystarcza więc samo stwierdzenie, że pracownik ma drugi etat albo że druga firma działa na podobnym rynku.

Przy ocenie znaczenie ma rodzaj naruszonego obowiązku, stopień winy pracownika oraz zagrożenie lub naruszenie interesów pracodawcy. Dlatego wykorzystanie tajnej bazy kontrahentów do pozyskiwania klientów dla konkurenta może być oceniane zupełnie inaczej niż wykonywanie po godzinach podobnej pracy bez kontaktu z klientami i informacjami pierwszego pracodawcy.

Przykład

Specjalista IT jest zatrudniony w spółce produkcyjnej, a wieczorami pracuje na część etatu dla firmy prowadzącej sklep internetowy. Nie podpisał zakazu konkurencji, firmy nie rywalizują o tych samych klientów, a pracownik nie wykorzystuje kodu, dokumentacji ani sprzętu pierwszego pracodawcy. Samo równoległe zatrudnienie nie daje podstaw do uznania, że naruszył obowiązek lojalności.

Przykład

Handlowiec rozpoczyna pracę u bezpośredniego konkurenta i wykorzystuje listę klientów pierwszej firmy do przedstawiania im ofert drugiego pracodawcy. Nawet jeżeli nie podpisano umowy o zakazie konkurencji, ocena nie będzie dotyczyła wyłącznie samego faktu drugiego zatrudnienia. Znaczenie ma wykorzystanie informacji i działania mogące godzić w interes dotychczasowego pracodawcy.

Możliwe działania, terminy i dowody

Jeżeli pracownik dopiero rozważa drugi etat, najbezpieczniej przeanalizować ryzyko przed rozpoczęciem pracy. Nie trzeba zakładać, że każda firma z tej samej branży jest konkurentem. Trzeba porównać rzeczywisty zakres działalności, klientów, oferowane produkty lub usługi, terytorium działania oraz obowiązki pracownika w obu miejscach.

Co zrobić, gdy pracodawca zarzuca konflikt interesów?

Najpierw trzeba ustalić, jaki dokładnie obowiązek miał zostać naruszony. Inna jest sytuacja, gdy pracodawca powołuje się na pisemną umowę o zakazie konkurencji, inna gdy zarzuca ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, a jeszcze inna, gdy jego jedynym argumentem jest sam fakt posiadania drugiej pracy.

W sporze znaczenie mogą mieć dokumenty pokazujące zakres działalności obu firm, zakres obowiązków pracownika, daty i godziny wykonywania poszczególnych czynności, korespondencja oraz dowody dotyczące dostępu do klientów i informacji poufnych. Zabezpieczając materiał na potrzeby sporu, nie należy samodzielnie kopiować na prywatne urządzenia poufnych baz danych lub dokumentów pracodawcy, ponieważ takie działanie może stworzyć dodatkowy problem prawny.

Terminy po wypowiedzeniu albo zwolnieniu dyscyplinarnym

Jeżeli pracodawca wypowie umowę zawartą na czas określony albo nieokreślony, jego oświadczenie powinno wskazywać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie. Przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia pracodawca również powinien wskazać przyczynę oraz pouczyć pracownika o prawie odwołania do sądu pracy.

Odwołanie od wypowiedzenia wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę. Taki sam 21-dniowy termin dotyczy żądania przywrócenia do pracy lub odszkodowania po rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia.

Jeżeli pracodawca chce zastosować rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 Kodeksu pracy, nie może tego zrobić po upływie miesiąca od uzyskania wiadomości o okoliczności uzasadniającej taki tryb rozwiązania umowy.

Przy umowie na okres próbny działa dodatkowa ochrona. Jeżeli pracownik uważa, że rzeczywistym powodem wypowiedzenia było równoległe zatrudnienie, może w ciągu 7 dni od oświadczenia pracodawcy wystąpić w postaci papierowej lub elektronicznej o wskazanie przyczyny. Pracodawca ma następnie 7 dni na udzielenie odpowiedzi.

Rodzaj zawartej umowy może wpływać na zakres roszczeń i dalsze skutki zakończenia stosunku pracy. Jeżeli spór zbiega się również z problemem dotyczącym długości zatrudnienia, odrębnie trzeba ustalić, Kiedy umowa na czas określony podlega zasadom dotyczącym dalszego zatrudnienia.

Inne roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia ich wymagalności. Nie należy jednak mylić tego terminu z krótkim, 21-dniowym terminem na zakwestionowanie wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Przykłady praktyczne i najczęstsze błędy

Najczęstszy błąd po stronie pracownika polega na założeniu, że skoro nie podpisał umowy o zakazie konkurencji, może bez ograniczeń wykorzystywać kontakty, informacje i doświadczenie operacyjne pierwszego pracodawcy. Brak zakazu konkurencji nie uchyla obowiązku dbałości o dobro zakładu ani obowiązków dotyczących poufności.

Drugim błędem jest przeciwne założenie: że każde podjęcie pracy w firmie działającej w podobnej branży jest zakazane. Tak również nie jest. Ocena wymaga ustalenia, czy podmioty rzeczywiście konkurują oraz czy konkretne obowiązki wykonywane przez pracownika prowadzą do kolizji interesów.

Po stronie pracodawcy ryzykowne jest natomiast oparcie decyzji o zwolnieniu wyłącznie na informacji, że pracownik ma drugi etat. Przepisy wprost chronią możliwość równoległego zatrudnienia, z zastrzeżeniem zakazu konkurencji oraz regulacji szczególnych. Jeżeli rzeczywistym problemem jest działanie na szkodę firmy, przyczyna wypowiedzenia lub rozwiązania umowy powinna odnosić się do konkretnych zachowań, a nie do samego faktu dodatkowej pracy.

Przy zmianie formy zatrudnienia warto również oddzielić problem konfliktu interesów od zasad zawierania kolejnej umowy. Kwestie dotyczące dalszego zatrudnienia po próbie omawia artykuł Umowa po okresie próbnym.

Czy muszę informować pracodawcę o drugim etacie?

Kodeks pracy nie ustanawia wobec wszystkich pracowników ogólnego obowiązku uzyskiwania zgody pierwszego pracodawcy na każde dodatkowe zatrudnienie. Sytuacja może wyglądać inaczej, jeżeli obowiązek wynika z przepisów szczególnych albo w konkretnej sprawie znaczenie ma ważna umowa o zakazie konkurencji lub inne szczególne obowiązki związane ze stanowiskiem.

Czy pracodawca może wpisać do umowy całkowity zakaz dodatkowej pracy?

Generalny zakaz podejmowania jakiegokolwiek dodatkowego zatrudnienia trzeba oceniać w świetle art. 26¹ Kodeksu pracy. Ograniczenie może wynikać przede wszystkim z prawidłowo zawartej umowy o zakazie konkurencji albo z przepisów szczególnych. Samo życzenie pracodawcy, aby pracownik pracował wyłącznie dla niego, nie uchyla ustawowej zasady dopuszczającej równoległe zatrudnienie.

Czy praca w tej samej branży zawsze oznacza konkurencję?

Nie. Trzeba porównać rzeczywistą działalność przedsiębiorców: oferowane towary lub usługi, grupę klientów, rynek, obszar działania i zakres pracy danego pracownika. Dwie firmy mogą należeć do szeroko rozumianej tej samej branży, a mimo to nie konkurować ze sobą w zakresie mającym znaczenie dla zatrudnionego.

Czy zakaz konkurencji musi być zawarty na piśmie?

Tak. Umowy o zakazie konkurencji przewidziane w Kodeksie pracy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Sam regulamin, ustne polecenie albo nieformalna informacja pracodawcy nie zastępują pisemnej umowy o zakazie konkurencji.

Czy drugi etat może prowadzić do zwolnienia dyscyplinarnego?

Może, ale nie dlatego, że jest drugim etatem. Dla zastosowania art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy musi wystąpić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Ocena może być inna, gdy pracownik świadomie przekazuje konkurentowi poufne dane, przejmuje klientów albo wykonuje konkurencyjne czynności kosztem obowiązków wobec pierwszego pracodawcy. Samo równoległe zatrudnienie nie spełnia automatycznie tych przesłanek.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 26¹, art. 29⁴, art. 30, art. 52, art. 100 § 2 pkt 4-5, art. 101¹-101⁴, art. 264 i art. 291.
• Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w szczególności art. 11, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 85.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 marca 2013 r., sygn. II PK 194/12.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 marca 2005 r., sygn. I PK 263/04.

Autor: Redakcja Prawo-pracy.pl

30 września przypada termin na udzielenie urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w poprzednich latach. Aby nie naruszyć przepisów, wystarczy, by pracownik rozpoczął wolne tego dnia.

Celem urlopu wypoczynkowego jest regeneracja sił pracownika i rekreacja, możliwość odpoczynku od pracy wykonywanej na ogół przez większość tygodnia. Prawo do urlopu gwarantuje nie tylko Kodeks pracy, ale też Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej. Art. 66 ust. 2 ustawy zasadniczej stanowi, iż pracownik ma prawo do określonych w ustawie dni wolnych od pracy i corocznych płatnych urlopów. Prawo do urlopu wypoczynkowego udzielanego co roku jest więc jednym z najważniejszych uprawnień każdego pracownika. Zgodnie z dyspozycją Konstytucji wymiar urlopu oraz zasady jego wykorzystywania zostały skonkretyzowane w Kodeksie pracy.

Kluczowe terminy

Zgodnie z art. 161 k.p. pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Przepis ten realizuje jedno ze znaczeń przymiotnika „coroczny”, wskazanego w Konstytucji i charakteryzującego urlop wypoczynkowy. Pracownik nie tylko nabywa nowy urlop na początku danego roku kalendarzowego, ale powinien mieć także możliwość jego wykorzystania w tym samym roku, w którym nabył do niego prawo.

Ta zasada nie jest jednak bezwzględna. Zgodnie z art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 – a zatem urlopu ustalonego w planie urlopów lub zgodnie z wnioskami pracownika – należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to jedynie części urlopu stanowiącej tzw. urlop na żądanie.

Jeśli pracodawca nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku, może to zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które obecnie grozi grzywna od 2000 zł do 60 000 zł.

1 stycznia roku następującego po roku nabycia prawa do urlopu jego niewykorzystana pula staje się urlopem zaległym. Może to dotyczyć także dodatkowych urlopów przysługujących szczególnym grupom pracowników, takich jak pracownicy z co najmniej umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Przejście urlopu na rok następny jest zatem wyjątkiem od reguły i powinno nastąpić jedynie w wyjątkowych sytuacjach wskazanych w Kodeksie pracy. Przykładem jest przesunięcie urlopu na wniosek pracownika lub z powodu zaistnienia szczególnych potrzeb pracodawcy, a także w razie braku możliwości rozpoczęcia urlopu z powodu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. W praktyce niewykorzystanie urlopu zdarza się jednak wyjątkowo często, a w wielu przypadkach pracownicy co roku gromadzą urlop zaległy. Rzeczywistość rozmija się zatem z założeniami ustawodawcy, a wyjątek staje się regułą.

Bez dni wolnych na żądanie

Obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego najpóźniej 30 września nie dotyczy urlopu na żądanie. Można to różnie rozumieć. Zgodnie z powszechną interpretacją, urlop zaległy po upływie roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył do niego prawo, ulega przekształceniu w „zwykły” urlop wypoczynkowy, a zatem nie jest możliwe przejście jego całości lub części na następny rok[1]. Zapobiega to sytuacji, w której pracownik, gromadząc np. 8 dni urlopu na żądanie, mógłby spowodować swoją długą, nieprzewidzianą nieobecnością poważne zakłócenia toku pracy. Taka interpretacja przepisu wynika również z treści art. 167³ k.p., który wyraźnie stanowi, iż wymiar urlopu na żądanie nie może stanowić więcej niż 4 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy.

Możliwy przymus?

Artykuł 168 k.p. wskazuje termin udzielenia urlopu zaległego najpóźniej 30 września następnego roku kalendarzowego od 1 stycznia 2012 r. Wcześniej przewidywał, że należy go udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Obecnie pracownicy mają więc możliwość wykorzystania zaległości w terminie wakacji letnich. Taki stan rzeczy bywa też korzystny dla pracodawców, gdyż w wielu branżach latem dochodzi do przestojów lub spadku obrotów. Ponadto więcej czasu na udzielenie zaległego urlopu pozwala z wyprzedzeniem zorganizować ewentualne zastępstwo za pracownika.

Dyspozycja art. 168 k.p. wskazuje, iż udzielenie urlopu zaległego w terminie do 30 września następnego roku jest obowiązkiem pracodawcy. Choć brzmienie tego przepisu może wskazywać, że zaległy urlop powinien być wykorzystany przez pracownika w całości do 30 września, według najpopularniejszej interpretacji wystarczy, żeby w tej dacie przypadał pierwszy dzień urlopu.

Ustawodawca nie wskazał jednak wprost – odmiennie niż w przypadku art. 167¹ k.p. – że pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu w terminie do 30 września. W związku z brakiem jasnej regulacji pojawiły się wątpliwości dotyczące uprawnień pracodawcy związanych z wysyłaniem na zaległy urlop. Sąd Najwyższy wielokrotnie wypowiadał się w tym zakresie, jeszcze na gruncie brzmienia przepisu przed nowelizacją. Choć orzecznictwo nie jest w tym zakresie całkowicie spójne, Sąd Najwyższy skłania się ku przyznaniu pracodawcy prawa do przymusowego wysłania pracownika na zaległy urlop. Wskazano między innymi, iż nie ma wystarczających podstaw, aby – ponad bezpośrednią treść uregulowania normatywnego zawartego w art. 168 k.p. – domniemywać rzekomo wymaganej zgody pracownika na udzielenie mu zaległego urlopu[2]. W wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. I PK 124/05, OSNP 2006/23-24/354) Sąd Najwyższy podkreślił, że art. 168 k.p. dopełnia regulację kodeksową co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić „najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków.

Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzenia, Sąd Najwyższy przyjmuje, iż pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu zaległego do 30 września następnego roku kalendarzowego. Najbardziej zdecydowane stanowisko Sąd Najwyższy zajął w wyroku z 2 września 2003 r. (sygn. Akt I PK 403/02, OSNP 2004/18/310), w którym wskazał, iż art. 168 k.p. stanowi, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Podkreślił, iż w takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi go udzielić w terminie określonym w powołanym przepisie. Zgodnie z tym stanowiskiem pracodawca ma nie tylko prawo zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu zaległego, ale może też jednostronnie wyznaczyć konkretny termin jego wykorzystania.

W innym wyroku Sąd Najwyższy zaznaczył, iż naruszenie obowiązków przez pracodawcę w postaci nieudzielenia urlopu zaległego w zależności od okoliczności może np. uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika czy zostać zakwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W świetle tak daleko posuniętej odpowiedzialności pracodawcy przyjęcie przeciwnego stanowiska doprowadziłoby do sytuacji, w której pracodawca ponosiłby odpowiedzialność za celowe gromadzenie urlopu przez pracownika. Sąd Najwyższy uznał także, iż pracownik nie może samodzielnie udzielić sobie zaległego urlopu wypoczynkowego, gdy pracodawca nie wywiązuje się z obowiązku jego udzielenia. W dalszym ciągu powinien uzyskać zgodę na jego wykorzystanie w preferowanym przez siebie terminie[3].

Odmienne stanowisko, wskazujące na mniejsze uprawnienia pracodawców, zajął Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w piśmie GNP-110-4560-46 /07/PE. W związku z brakiem odmiennej, jednoznacznej regulacji w opinii Departamentu Prawnego pracodawca nie posiada aż tak daleko posuniętego prawa do dysponowania zaległym urlopem pracownika. Może jedynie zobowiązać pracowników do wskazania terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy do 30 września następnego roku kalendarzowego, a w przypadku ich niewykorzystania nałożyć na pracowników kary porządkowe. Według Departamentu Prawnego zasadne jest też, aby pracodawca określił konkretną procedurę wykorzystywania i kierowania pracowników na urlopy zaległe w regulaminie pracy.

Za przyjęciem takiej interpretacji przepisów może świadczyć fakt, iż ustawodawca w treści art. 167¹ k.p. wprost przyznał pracodawcy prawo do zobowiązania pracownika do wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia, natomiast literalne brzmienie art. 168 k.p. takiego uprawnienia nie przewiduje.

W tym kontekście znaczenie ma także brzmienie art. 15gc tzw. ustawy covidowej[4], który wprost przewiduje, iż w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać. W opinii przedstawicieli piśmiennictwa przepis ten ma na celu jednoznaczne potwierdzenie możliwości nakazania wykorzystania przez pracowników zaległego urlopu w okresie pandemii[5].

Przedawnienie urlopu

Z udzieleniem zaległego urlopu wypoczynkowego ściśle powiązane jest wyliczanie terminu przedawnienia roszczenia o ten urlop. Zgodnie z art. 291 § 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W przypadku urlopów wypoczynkowych, na podstawie art. 293¹ k.p., bieg ten nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego. W przypadku urlopu wypoczynkowego okres przedawnienia liczony jest w związku z tym od 30 września roku kalendarzowego następującego po jego nabyciu. Jest to ostateczny termin jego udzielenia przez pracodawcę.

Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy. Stwierdził wprost, iż przepisy art. 161 i 168 k.p. nakazują przyjąć, że rozpoczęcie biegu trzyletniego terminu przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego następuje z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy[6]. Orzeczenie to zostało wydane w poprzednim stanie prawnym, ale zachowuje aktualność przy uwzględnieniu zmiany terminu wykorzystania zaległego urlopu.

W praktyce wielokrotne kumulowanie urlopu, mimo obowiązku jego udzielenia, nie należy do rzadkości. Bywa to problemem m.in. w samorządach lub na stanowiskach kierowniczych, gdzie występują trudności z zobowiązaniem do wykorzystania urlopu osoby wysoko postawionej w hierarchii służbowej.

Pracownikowi w pierwszej kolejności powinien być udzielany urlop zaległy, a dopiero po jego wykorzystaniu – urlop bieżący. Przyjęcie przeciwnego stanowiska mogłoby spowodować przedawnienie się urlopu[7]. W praktyce należy przyjąć, iż pracodawca zawsze będzie najpierw udzielał urlopu zaległego, a ewentualne zapisy w ewidencji czasu pracy pracownika lub w planie urlopów dotyczące wykorzystania w pierwszej kolejności urlopu bieżącego są nieważne.

Pytania i skargi

Pracownicy i pracodawcy często mają wątpliwości co do kwestii przymusowego wysyłania pracownika na urlop wypoczynkowy, głównie w zakresie wyznaczania pracownikowi konkretnego terminu jego wykorzystania. Stosunkowo powszechnie padają też pytania o przedawnienie urlopu, zwłaszcza w kontekście uprawnień pracowniczych związanych z rodzicielstwem. Problematyczne bywa między innymi ustalenie, czy w przypadku wielokrotnego wykorzystywania przez rodziców urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych na kilkoro dzieci zaległy urlop się przedawnił.

Wpływające do Inspekcji Pracy skargi najczęściej dotyczą sporów między pracownikiem a pracodawcą w zakresie wymiaru zaległego urlopu, zwłaszcza gdy dochodzi do rozwiązania umowy o pracę i konieczne staje się wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni urlopu. Bywa, że osoby pracujące w mniejszych zakładach pracy zgłaszają przypadki fałszowania ewidencji czasu pracy, co rodzi duże problemy przy ustalaniu stanu faktycznego. Problem powstaje też u pracodawców, którzy nie wymagają zgłaszania wniosków urlopowych w formie pisemnej.

Michał Sowa,
młodszy specjalista, OIP Opole

PIP

Pracownik wychowujący 6,5-letnie dziecko, na początku lipca 2026 r. zawnioskował (w trybie art. 188¹ K.p.) o obniżenie wymiaru czasu pracy do 7/8 etatu na okres od 1 sierpnia 2026 r. do 31 marca 2027 r. Czy pracodawca musi wyrazić na to zgodę. Jeśli tak, to czy może z własnej inicjatywy przywrócić pracownika do poprzedniej organizacji pracy, przed upływem ww. terminu?

Elastyczna organizacja pracy, o której mowa w art. 188¹ K.p., jest uprawnieniem przewidzianym dla pracownika wychowującego dziecko, do ukończenia przez nie 8. roku życia. Granicą czasową korzystania z praw wynikających z ww. wyżej przepisu jest ukończenie przez dziecko 8. roku życia (por. stanowisko MRPiPS z 9 maja 2024 r. będące w odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa). Za elastyczną organizację pracy uważa się:

• pracę zdalną (art. 67¹⁸ i nast. K.p.),
• system przerywanego czasu pracy (art. 139 K.p.),
• system skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.),
• system tzw. weekendowy (art. 144 K.p.),
• ruchomy rozkład czasu pracy (art. 140¹ K.p.),
• indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 K.p.),
• obniżenie wymiaru czasu pracy (tę formę zamierza wybrać pracownik z pytania).

Aby skorzystać z omawianego uprawnienia, pracownik powinien przedłożyć pracodawcy wniosek w tej sprawie zawierający: imię i nazwisko dziecka, datę jego urodzenia, rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać, termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z tego uprawnienia, a także przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy.

Ustawodawca przyjął, że wniosek ten powinien mieć postać papierową lub elektroniczną oraz że powinien zostać złożony przez pracownika w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Rozpatrując wniosek, pracodawca uwzględnia:

• potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także
• swoje potrzeby i możliwości, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

O uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy jego uwzględnienia, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika - również w postaci papierowej lub elektronicznej - w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

Zwracamy uwagę! Złożenie przez pracownika wniosku o elastyczną organizację pracy nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, a także przyczyny uzasadniającej prowadzenie przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia. Przy czym, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę kierował się innym powodem niż wskazany wyżej.

Ustawodawca przewidział, że gdy uzasadnia to zmiana okoliczności będąca podstawą do korzystania przez pracownika z elastycznej organizacji pracy, pracownik może w każdym czasie złożyć wniosek (w postaci papierowej lub elektronicznej) o powrót do poprzedniej organizacji pracy przed upływem terminu, w jakim uprzednio chciał korzystać z tego uprawnienia. Po rozpatrzeniu wniosku (z uwzględnieniem okoliczności, o których mowa wcześniej), pracodawca informuje pracownika - również w postaci papierowej lub elektronicznej - o tym, iż przychylił się do jego wniosku albo o przyczynie odmowy jego uwzględnienia, albo o możliwym terminie powrotu do pracy, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

W art. 188¹ K.p. nie uregulowano kwestii przywrócenia pracownika do poprzedniej organizacji pracy z inicjatywy pracodawcy. W doktrynie można jednak spotkać stanowisko, w myśl którego: "(...) Taka regulacja nie jest jednak konieczna. Pracodawca może bowiem złożyć pracownikowi propozycję zawarcia porozumienia zmieniającego, a ponadto, w razie istotnej zmiany okoliczności istniejących w chwili ustanowienia elastycznej organizacji pracy, może skorzystać z wypowiedzenia zmieniającego (art. 42). Jedną z przyczyn uzasadniających to wypowiedzenie może być zaprzestanie wychowywania dziecka przez pracownika. (...)" (por. E. Maniewska w: K. Jaśkowski, E. Maniewska, Kodeks pracy. Komentarz, wyd. XIV, Warszawa 2026, art. 188¹, źródło: SIP Lex). Odnosząc się do tej kwestii prof. dr hab. A. Sobczyk wskazuje, że: "(...) nie trzeba było przyznawać pracodawcy prawa do odwołania pracownika z pracy elastycznej, albowiem przysługują mu kompetencje kierownicze w zakresie organizacji pracy. Częścią tych kompetencji jest także prawo do odwołania pracownika do pracy typowej w każdym czasie, o ile zmieniły się istotne okoliczności. Poszanowanie godności pracownika nie pozwala jedynie na odwołanie bez rozsądnego okresu uprzedzenia. (...)" (por. A. Sobczyk, W sprawie dopuszczalności cofnięcia zgody pracodawcy na pracę elastyczną, 29.11.2023, www.arkadiuszsobczyk.pl, dostęp: 16.06.2026).

Ważne: Dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać w części B akt osobowych pracownika (§ 3 pkt 2 lit. z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U. z 2026 r. poz. 474).

Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 14 (656) z dnia 10.07.2026, strona 27

gofin.pl