13 grudnia 2025 roku weszły w życie przepisy nowej ustawy z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych. Akt ten zastępuje dotychczasowe regulacje zawarte w Dziale XI Kodeksu pracy i wprowadza kompleksowe rozwiązania dotyczące zawierania, obowiązywania, ewidencjonowania oraz udostępniania układów i porozumień zbiorowych pracy.

Nowa ustawa znacząco rozszerza krąg osób objętych układami zbiorowymi. Obejmą one nie tylko pracowników w klasycznym rozumieniu, ale również osoby wykonujące pracę zarobkową, emerytów i rencistów. Jednocześnie ustawodawca wyłączył spod działania układów m.in. pracowników urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie powołania, sędziów, prokuratorów oraz funkcjonariuszy służb specjalnych.

Jednym z kluczowych elementów nowych regulacji jest wzmocnienie transparentności. Pracodawcy oraz strony układu będą zobowiązani do informowania osób objętych układem o jego wejściu w życie, zmianach, wypowiedzeniu czy rozwiązaniu. Na żądanie zainteresowanych konieczne będzie także udostępnienie pełnej treści obowiązującego układu.

Istotną nowością jest utworzenie Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP) — systemu teleinformatycznego, który będzie służył ewidencjonowaniu i udostępnianiu układów zbiorowych, porozumień oraz protokołów dodatkowych. To rozwiązanie ma ułatwić dostęp do informacji oraz wzmocnić nadzór nad funkcjonowaniem układów zarówno na poziomie krajowym, jak i europejskim.

Zmianie ulega także mechanizm kontroli zgodności układów z prawem. Zniknie prewencyjna kontrola Państwowej Inspekcji Pracy przed wejściem układu w życie. W jej miejsce wprowadzono możliwość skierowania sprawy do sądu pracy przez stronę objętą układem, inspektora pracy lub prokuratora, jeśli pojawią się wątpliwości co do legalności jego postanowień. Sąd będzie mógł orzec o nieobowiązywaniu układu w całości lub w części.

Ustawa precyzuje również skutki obowiązywania układów dla indywidualnych umów o pracę. Postanowienia korzystniejsze dla pracowników automatycznie zastępują dotychczasowe warunki umów, natomiast rozwiązania mniej korzystne mogą zostać wprowadzone wyłącznie poprzez wypowiedzenie warunków pracy.

Szczegółowo uregulowano także zasady prowadzenia negocjacji układowych. Nowe przepisy określają reprezentację organizacji związkowych, obowiązek prowadzenia rokowań w dobrej wierze, możliwość udziału mediatorów oraz ochronę danych poufnych uzyskiwanych w trakcie negocjacji. Jednocześnie rozszerzono obowiązki informacyjne pracodawców wobec związków zawodowych.

Ustawa dopuszcza zawieranie układów zakładowych obejmujących więcej niż jednego pracodawcę w ramach jednej osoby prawnej, a także układów ponadzakładowych, obejmujących wielu pracodawców. Uregulowano ponadto kwestie przedłużania obowiązywania układów, ich wypowiadania, rozwiązywania oraz przenoszenia praw i obowiązków w przypadku łączenia lub podziału organizacji związkowych i pracodawców. Szczególną uwagę poświęcono także stosowaniu układów przy przejściach zakładów pracy na nowych pracodawców.

Nowa ustawa wprowadza również dodatkowe obowiązki sprawozdawcze i raportowe związane z przekazywaniem danych do KEUZP oraz raportowaniem na poziomie krajowym i europejskim.

Podsumowując, ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych znacząco uszczegóławia i porządkuje dotychczasowe regulacje, kładąc silny nacisk na przejrzystość, dialog społeczny oraz ochronę praw pracowniczych. Jednocześnie wprowadza istotne zmiany proceduralne i organizacyjne, do których zarówno pracodawcy, jak i organizacje związkowe będą musieli się szybko dostosować.

Redakcja ozzzprc.pl

W czasie mrozów warto w sposób szczególny zadbać o osoby starsze, z niewydolnością krążenia, kobiety w ciąży i okresie kamienia oraz młodocianych. Większość pracodawców jest tego świadoma i zapewnia odpowiednie warunki pracy. Przypominamy najważniejsze obowiązki, o których pracodawcy muszą pamiętać, gdy zima w pełni.

 – Zapewnienie właściwej temperatury w miejscu to obowiązek pracodawców, niezależnie od pory roku. W okresie mrozów w pomieszczeniach pracy muszą być zapewnione minimalne temperatury 18°C lub 14°C. W określonych przypadkach pracownikom będą także przysługiwały profilaktyczne posiłki i napoje. Wszystko dlatego, że wyziębienie pracownika niesie bezpośrednie zagrożenie dla jego życia i zdrowia – podkreśla Główny Inspektor Pracy Marcin Stanecki.

 Praca w pomieszczeniach

Temperatura w pomieszczeniu pracy powinna być odpowiednia do rodzaju wykonywanych zadań, tj. metod pracy i wysiłku fizycznego niezbędnego do jej wykonania. Nie może być ona jednak niższa niż 14°C, chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają, bo praca odbywa się np. w chłodni. Wyższą temperaturę – tj. co najmniej 18°C – trzeba zapewnić w pomieszczeniach pracy, w których jest wykonywana lekka praca fizyczna oraz w pomieszczeniach biurowych.

– W okresie mrozów istotne jest zapewnienie odpowiednich warunków pracy co ma szczególne znaczenie w przypadku seniorów, a także pracowników cierpiących na niewydolność układu krążenia, którzy w wyniku długotrwałego oddziaływania niskich temperatur mogą doznać wyziębienia organizmu. Oznaką tego mogą być np. dreszcze czy zgrabiałe ręce, które oznaczają, że warunki pracy nie są jednak odpowiednie – zauważa Marcin Stanecki.

Jeżeli warunki pracy nie odpowiadają przepisom bhp i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika, ma on prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego. Za czas powstrzymania się od wykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

 Lekceważenie przepisów i zasad bhp może wpływać negatywnie na zdrowie, a nawet życie pracownika.

 Podczas mrozów trzeba zabezpieczyć pomieszczenia i stanowiska pracy przed napływem chłodnego powietrza z zewnątrz. Należy także pamiętać, że powietrze doprowadzane do pomieszczeń pracy z zewnątrz przy zastosowaniu klimatyzacji lub wentylacji mechanicznej nie może powodować przeciągów, wyziębienia ani przegrzania, a strumień powietrza pochodzący z urządzeń wentylacji nawiewnej nie powinien być skierowany bezpośrednio na stanowisko pracy.

 Szczególne rozwiązania dla kobiet i młodocianych

W trudnych warunkach pogodowych należy także uwzględnić ograniczenia dotyczące niektórych grup pracowników.

W przypadku kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią zakaz obejmuje wykonywanie prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia, mogących mieć niekorzystny wpływ na ich zdrowie, przebieg ciąży lub karmienie. Do tych prac zalicza się m.in. prace wykonywane w mikroklimacie zimnym w warunkach, w których wskaźnik PMV jest mniejszy niż -1. Ten wskaźnik ma siedem stopni, od -3 (zimno) do +3 (gorąco). Ustalenie ograniczenia na poziomie PMV -1 oznacza, że kobiety w okresie ciąży i karmienia mogą pracować wyłącznie w komfortowej temperaturze.

W przypadku młodocianych wzbronione jest m.in. zatrudnianie ich przy pracach w temperaturze powietrza niższej niż 14°C, przy wilgotności względnej wyższej niż 65% (np. w chłodniach) oraz w warunkach narażających na stałe przemakanie odzieży, powodujące naruszenie bilansu cieplnego.

 Praca na zewnątrz 

Szczególną ochroną w czasie zimy – nawet jeśli nie ma śniegu i ujemnych temperatur – pracodawca powinien objąć osoby pracujące na otwartej przestrzeni. Stanowiska pracy znajdujące się na zewnątrz pomieszczeń powinny być tak usytuowane i zorganizowane, aby pracownicy byli chronieni przed zagrożeniami związanymi w szczególności z warunkami atmosferycznymi, w tym przed:

• opadami,
• zbyt niską temperaturą,
• silnym wiatrem i spadającymi przedmiotami, np. soplami lodu lub warstwami nagromadzonego śniegu. 

Praca zimą pod gołym niebem lub w nieogrzewanych pomieszczeniach, np. w chłodniach, wymaga stosowania specjalnej odzieży ciepłochronnej. Odzież ta powinna być dobrana odpowiednio do pracy warunków panujących na stanowisku.

Takim pracownikom trzeba zapewnić – znajdujące się w pobliżu miejsca pracy – pomieszczenie umożliwiające schronienie się przed opadami atmosferycznymi, ogrzanie się oraz zmianę odzieży. Należy w nim utrzymywać temperaturę nie niższą niż 16°C. Powinno być ono zaopatrzone w urządzenia do podgrzewania posiłków. Takie osoby mają bowiem prawo do posiłków profilaktycznych oraz dostępu do napojów. Jeśli ze względu na rodzaj pracy wykonywanej na otwartej przestrzeni w okresie zimowym nie jest możliwe zapewnienie pracownikom takiego pomieszczenia, w pobliżu ich miejsca pracy muszą się znaleźć odpowiednio urządzone źródła ciepła, przy zachowaniu wymagań ochrony przeciwpożarowej.

 Zimowe zmiany w organizacji pracy

Jeśli warunki pracy są szczególnie uciążliwe, pracodawca może wprowadzić dodatkowe przerwy od pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

– Prawo pracy pozwala na elastyczną organizację pracy. Przy dużych spadkach temperatur pracodawcy mogą, a nawet powinni rozważyć wprowadzenie dodatkowych przerw w pracy bądź skrócenie dniówki – podpowiada szef Państwowej Inspekcji Pracy.

PIP

Na czym polega rewolucja w składkach dla rad nadzorczych? Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wynagrodzenia członków rad nadzorczych stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, co bezpośrednio determinuje obowiązek odprowadzania składek na Fundusz Pracy (FP) oraz Fundusz Solidarnościowy (FS). O czym musi pamiętać płatnik w 2026 roku?

Składki w radach nadzorczych - kluczowe przesłanki obowiązku składkowego

Obowiązek naliczania składek na FP i FS powstaje przy jednoczesnym spełnieniu określonych kryteriów:

• Próg dochodowy: Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe musi wynosić w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej tyle, ile aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę.
• Kryterium wieku: Z opłacania składek zwolnieni są płatnicy w odniesieniu do osób, które osiągnęły wiek 55 lat dla kobiet oraz 60 lat dla mężczyzn.

Rozszerzenie obowiązków od 1 czerwca 2025 r.

Warto zwrócić szczególną uwagę na zmianę przepisów, która weszła w życie 1 czerwca 2025 roku. Rozszerzyła ona zakres obciążeń o obowiązkowe wpłaty na Fundusz Solidarnościowy, integrując go z systemem naliczania składek na Fundusz Pracy.

Mimo że od 2015 roku członkowie rad nadzorczych podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu bez względu na inne tytuły, oświadczenie jest niezbędne do prawidłowego naliczenia składek na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Solidarnościowy (FS).

Co warto uczynić w miesiącu styczniu 2026 r.?

Styczeń to kluczowy miesiąc dla obsługi wynagrodzeń członków rad nadzorczych (RN). Ze względu na początek roku kalendarzowego i fiskalnego, na barkach osób odpowiedzialnych za ład korporacyjny oraz kadr i płac spoczywa szereg obowiązków regulacyjnych i organizacyjnych. Warto zaktualizować oświadczenia o osiąganiu dochodów powyżej minimalnej krajowej, w 2026 roku płaca minimalna ulega zmianie, więc oświadczenia zebrane w ubiegłym roku mogą być już nieaktualne pod kątem kwotowym.

Dlaczego oświadczenie jest konieczne?

Obowiązek opłacania składek na FP i FS zależy od łącznej kwoty przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek emerytalnych i rentowych. Płatnik (spółka) musi wiedzieć, czy powinien te składki naliczać w dwóch specyficznych sytuacjach:

1. Gdy wynagrodzenie w radzie jest niższe niż minimalne: Jeśli członek RN zarabia w Twojej spółce np. 3 000 zł (poniżej płacy minimalnej), składki na FP/FS naliczasz tylko wtedy, gdy suma jego przychodów z innych tytułów (np. umowa o pracę w innym miejscu, inna rada nadzorcza) jest równa lub wyższa od wynagrodzenia minimalnego. Bez oświadczenia nie wiesz, czy ten próg został osiągnięty.
2. Weryfikacja wieku (uproszczona): Choć datę urodzenia masz w systemie (PESEL), oświadczenie potwierdza status ubezpieczonego i pozwala na szybką weryfikację zwolnienia z FP/FS ze względu na wiek (55/60 lat).

Co powinno znaleźć się w oświadczeniu?

Aby oświadczenie było skutecznym dokumentem chroniącym płatnika przed błędem, powinno zawierać:

• Informację o innych tytułach do ubezpieczeń (umowa o pracę, działalność gospodarcza, inne rady nadzorcze).
• Informację o łącznej podstawie wymiaru składek z tych tytułów (czy przekracza minimalne wynagrodzenie).
• Zobowiązanie członka RN do niezwłocznego poinformowania spółki o zmianach w tym zakresie.

Ważne

W przypadku kontroli ZUS, posiadanie aktualnego oświadczenia jest dowodem na to, że płatnik dołożył należytej staranności przy ustalaniu obowiązku składkowego.

Brak informacji o zarobkach członka rady nadzorczej (RN) stawia Cię w trudnej sytuacji jako płatnika, ponieważ to na Tobie spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe naliczenie składek. Oto jak należy postąpić w takim przypadku, biorąc pod uwagę bezpieczeństwo spółki:

1. Przyjęcie zasady braku obowiązku przy braku danych

W sytuacji, gdy wynagrodzenie wypłacane przez spółkę jest niższe niż minimalne wynagrodzenie, a płatnik nie dysponuje oświadczeniem o innych tytułach ubezpieczeniowych:

• Przyjmuje się, że suma podstaw wymiaru składek nie osiąga progu ustawowego.
• W konsekwencji nie nalicza się składek na Fundusz Pracy (FP) oraz Fundusz Solidarnościowy (FS).
• Ustawa o promocji zatrudnienia uzależnia obowiązek opłacania składek od osiągnięcia łącznej kwoty minimalnego wynagrodzenia – bez potwierdzenia tego faktu przez ubezpieczonego, płatnik nie posiada podstawy do naliczenia daniny.

2. Formalne wezwanie do złożenia oświadczenia

W celu zabezpieczenia interesu spółki niezbędne jest podjęcie kroków dokumentujących staranność płatnika:

• Należy skierować do członka rady nadzorczej oficjalne zapytanie lub formularz oświadczenia.
• W treści warto wskazać, że informacja ta jest niezbędna do prawidłowego ustalenia zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
• Dokumentację z prób uzyskania oświadczenia (np. kopie wiadomości e-mail, pisma) należy archiwizować na wypadek kontroli organu rentowego.

3. Ocena ryzyka i odpowiedzialność

Brak informacji wiąże się z określonymi skutkami prawnymi i finansowymi:

• Jeśli kontrola ZUS wykaże, że składki powinny być opłacane (ze względu na inne dochody członka RN), spółka zostanie zobowiązana do uregulowania zaległości wraz z odsetkami.
• Posiadanie dowodów na podjęcie prób uzyskania oświadczenia pozwala na uniknięcie sankcji karnych (grzywien) za umyślne niedopełnienie obowiązków.
• Istnieje możliwość dochodzenia od członka rady nadzorczej zwrotu kosztów składek w drodze regresu, jeżeli błąd wynikał z zaniechania poinformowania spółki o istotnych zmianach w statusie ubezpieczeniowym.

4. Sytuacja przekroczenia progu w ramach jednego podmiotu

Jeżeli wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji w radzie nadzorczej w danej spółce jest równe lub wyższe od minimalnego wynagrodzenia, obowiązek naliczania składek na FP i FS występuje zawsze (z wyjątkiem zwolnienia wynikającego z kryterium wieku: 55 lat dla kobiet i 60 lat dla mężczyzn). W takim przypadku informacje o innych źródłach dochodu pozostają bez wpływu na obowiązki płatnika.

Rekomendowany sposób postępowania:

1. Weryfikacja wynagrodzenia: Sprawdzenie, czy kwota wypłacana w spółce osiąga poziom minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w 2026 roku.
2. Pozyskanie dokumentacji: Wysłanie prośby o aktualizację oświadczeń do wszystkich członków rady nadzorczej, których wynagrodzenie jest niższe od płacy minimalnej.
3. Decyzja płacowa: W przypadku braku zwrotnej informacji do dnia zamknięcia listy płac – odstąpienie od naliczania składek na FP i FS przy jednoczesnym zachowaniu kopii wezwania w aktach osobowych/płacowych.

W celu dopełnienia formalności wskazane jest przygotowanie ujednoliconego wzoru oświadczenia, który zostanie rozesłany do członków rady nadzorczej w miesiącu styczniu.

oprac. Emilia Panufnik