• Stan prawny na: 2026-09-04 | Autor: Redakcja Prawo-pracy.pl

W sporze pracowniczym samo przekonanie o słuszności roszczenia nie wystarcza. Trzeba wskazać fakty i dowody, które pozwolą sądowi odtworzyć rzeczywisty przebieg zdarzeń. E-maile, SMS-y, wiadomości z komunikatorów, grafiki, ewidencja czasu pracy i zeznania świadków mogą się przy tym wzajemnie uzupełniać.

Materiały warto zabezpieczyć zanim pracownik utraci dostęp do służbowej poczty lub systemów firmowych. Równocześnie trzeba sprawdzić termin właściwy dla konkretnego roszczenia, ponieważ w niektórych sprawach pracowniczych na wniesienie pozwu pozostaje tylko 21 dni.

Najważniejsze:

• Sąd ocenia cały materiał dowodowy, dlatego kilka wzajemnie potwierdzających się dowodów jest zwykle bardziej użytecznych niż pojedynczy zrzut ekranu wyrwany z kontekstu.
• E-mail, SMS albo wiadomość z komunikatora może być dowodem. Warto zachować pełną korespondencję, dane nadawcy, datę, godzinę oraz - jeżeli to możliwe - oryginalny plik lub wiadomość.
• Grafik pokazuje przede wszystkim plan pracy, natomiast ewidencja czasu pracy służy odnotowaniu danych dotyczących rzeczywiście rozliczanego czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek udostępnić pracownikowi ewidencję na jego żądanie.
• Świadek jest najbardziej przydatny wtedy, gdy sam widział lub słyszał zdarzenie, a nie zna je wyłącznie z późniejszej relacji pracownika.
• Przed gromadzeniem kolejnych materiałów sprawdź termin dochodzenia roszczenia. Odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę wnosi się co do zasady w ciągu 21 dni od doręczenia pisma wypowiadającego.

Kiedy powstaje problem z dowodami w sprawie pracowniczej?

Problem dowodowy pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy pracownik i pracodawca przedstawiają różne wersje tych samych wydarzeń. Może chodzić o liczbę przepracowanych godzin, polecenie pozostania po godzinach, termin wykonania zadania, wysokość należnej premii, przebieg rozmowy z przełożonym, przyczynę rozwiązania umowy albo to, czy określone zachowanie rzeczywiście miało miejsce.

Najpierw trzeba ustalić, jaki konkretnie fakt ma zostać udowodniony. Zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego przedmiotem dowodu są fakty mające istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Strony powinny wskazywać dowody na fakty, z których wywodzą skutki prawne, a sąd następnie ocenia ich wiarygodność i moc na podstawie całego zgromadzonego materiału.

W sporach dotyczących czasu pracy dowodem może być nie tylko oficjalna ewidencja. Znaczenie mogą mieć również grafiki, wiadomości od kierownika, logowania do systemu, korespondencja wysyłana późnym wieczorem, dane z systemu wejść i wyjść oraz zeznania współpracowników. Podobnie przy problemach z rozkładem czasu pracy, takich jak Dzień wolny za święto w sobotę, dokumentacja dotycząca konkretnego okresu może mieć większe znaczenie niż późniejsze ogólne oświadczenia stron.

Dobra metoda przygotowania sprawy polega na stworzeniu prostej mapy: fakt -> dowód. Na przykład:

• fakt: przełożony polecił pracę do godziny 20.00 -> SMS z poleceniem, e-mail wysłany po zakończeniu zadania, świadek obecny przy rozmowie;
• fakt: grafik został zmieniony -> wcześniejsza i późniejsza wersja grafiku, wiadomość o zmianie, zeznania osoby układającej harmonogram;
• fakt: pracownik zgłosił określony problem pracodawcy -> e-mail ze zgłoszeniem, potwierdzenie odbioru, odpowiedź działu HR;
• fakt: określona czynność została wykonana danego dnia -> dokument roboczy, zapis w systemie, korespondencja z klientem lub współpracownikiem.

Trzeba również ustalić podstawę zatrudnienia. Poniższe zasady dotyczą przede wszystkim stosunku pracy. Jeżeli strony łączyła umowa-zlecenie, kontrakt B2B albo inna umowa cywilnoprawna, nie można automatycznie stosować wszystkich terminów i uprawnień wynikających z Kodeksu pracy.

Jakie przepisy i dokumenty trzeba sprawdzić?

E-maile, SMS-y i wiadomości z komunikatorów

Kodeks postępowania cywilnego nie ogranicza dowodów do papierowych dokumentów podpisanych odręcznie. Przepisy o dokumentach stosuje się również do dokumentów zawierających tekst, jeżeli możliwe jest ustalenie ich wystawcy. Oznacza to, że korespondencja elektroniczna może mieć znaczenie dowodowe także wtedy, gdy nie została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Nie oznacza to jednak, że każdy wydruk wiadomości automatycznie dowodzi prawdziwości wszystkich zawartych w nim twierdzeń. Jeżeli druga strona zakwestionuje autentyczność, autorstwo albo kontekst korespondencji, istotne mogą stać się dodatkowe elementy: pełny wątek wiadomości, adres nadawcy i odbiorcy, data, godzina, załączniki, odpowiedzi innych osób oraz możliwość przedstawienia oryginalnej wiadomości na urządzeniu lub w skrzynce pocztowej.

Przy SMS-ach i komunikatorach lepiej zachować całą istotną część rozmowy niż pojedynczy kadr. Zrzut ekranu może zostać przedstawiony jako dowód, ale jego wartość jest większa, gdy wiadomo, z jakiego urządzenia pochodzi, kto jest rozmówcą i co poprzedzało oraz następowało po wskazanej wypowiedzi.

Grafik i ewidencja czasu pracy to nie to samo

Grafik, harmonogram lub rozkład czasu pracy pokazuje przede wszystkim, kiedy pracownik miał zgodnie z planem pracować. Ewidencja czasu pracy służy natomiast prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązujące przepisy o dokumentacji pracowniczej przewidują, że ewidencja obejmuje m.in. informacje o liczbie przepracowanych godzin, godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, godzinach nocnych, nadliczbowych i dniach wolnych.

Dlatego w sporze o faktyczny czas pracy trzeba porównywać różne źródła. Sam grafik nie przesądza, że praca skończyła się dokładnie o zaplanowanej godzinie. Z kolei zapis w ewidencji może zostać skonfrontowany z wiadomościami, dokumentami utworzonymi po godzinach, logami systemowymi albo zeznaniami świadków.

Znaczenie dokumentacji dobrze widać również w bardziej nietypowych sytuacjach dotyczących czasu pracy, takich jak Dwa etaty w tych samych godzinach pracy. W nowym sporze nie należy jednak opierać się na cudzym stanie faktycznym - trzeba zebrać materiały odnoszące się do własnego zatrudnienia i własnych okresów pracy.

Rodzaj materiału	Co może wykazywać	Jak go zabezpieczyć
E-mail	polecenie, datę zgłoszenia, ustalenia, przebieg komunikacji	zachować pełną wiadomość i wątek, a nie tylko fragment ekranu
SMS lub komunikator	polecenia, uzgodnienia, zmianę grafiku, reakcję przełożonego	zachować rozmowę z datami i oznaczeniem rozmówców
Grafik i ewidencja	plan pracy oraz dane dotyczące rozliczanego czasu pracy	zachować poszczególne wersje grafiku i zażądać udostępnienia ewidencji
Świadek	rzeczywisty przebieg zdarzenia, obecność w pracy, treść rozmowy	zanotować dane osoby i dokładnie określić fakty, które może potwierdzić
Logi i dane systemowe	logowanie, wykonanie czynności, obecność w systemie w określonym czasie	ustalić, kto nimi dysponuje, i w razie potrzeby zawnioskować o ich przedstawienie

Świadkowie

Świadkiem powinna być przede wszystkim osoba mająca bezpośrednią wiedzę o istotnych zdarzeniach. Współpracownik, który regularnie kończył zmianę razem z pracownikiem, może mieć większą wartość dowodową w sporze o godziny pracy niż osoba, której pracownik dopiero po kilku miesiącach opowiedział o swoim problemie.

We wniosku dowodowym nie wystarczy podać nazwiska świadka. Trzeba wskazać, jakie konkretnie fakty mają zostać wykazane jego zeznaniami. Taki obowiązek wynika wprost z art. 235¹ Kodeksu postępowania cywilnego. Zamiast ogólnego sformułowania "na okoliczność sytuacji w pracy" lepiej wskazać np. "na fakt regularnego wykonywania pracy po godzinie 17.00 w okresie od marca do czerwca" albo "na fakt obecności świadka podczas rozmowy, w której przełożony wydał określone polecenie".

Dokumenty znajdujące się u pracodawcy

Pracownik nie musi posiadać każdego dowodu przed wniesieniem pozwu. Jeżeli ważny dokument znajduje się u pracodawcy albo innego podmiotu, można złożyć wniosek o zobowiązanie jego posiadacza do przedstawienia dokumentu. Art. 248 Kodeksu postępowania cywilnego przewiduje obowiązek przedstawienia na zarządzenie sądu dokumentu znajdującego się w posiadaniu danej osoby i stanowiącego dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.

Wniosek powinien być możliwie konkretny. Zamiast żądać "całej dokumentacji firmy", lepiej wskazać np. ewidencję czasu pracy konkretnego pracownika za oznaczony okres, określony grafik, listę obecności albo konkretną korespondencję, jeżeli istnieją podstawy do przyjęcia, że pracodawca nią dysponuje.

Masz wiadomości i grafiki, ale nie wiesz, czy wystarczą jako dowody?

Prawnik może przeanalizować zgromadzone materiały, wskazać brakujące dowody i pomóc powiązać każdy z nich z konkretnym roszczeniem lub zarzutem pracodawcy.

Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy dotyczące dokumentacji

Pracodawca ma ustawowy obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający jej poufność, integralność, kompletność i dostępność. Szczególne znaczenie ma art. 94⁴ Kodeksu pracy. Jeżeli dokumentacja może stanowić dowód w postępowaniu, przepisy przewidują w określonych sytuacjach przedłużenie okresu jej przechowywania.

W przypadku czasu pracy pracownik ma dodatkowe, bardzo praktyczne uprawnienie. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy dla prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą oraz udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie. Jeżeli spór dotyczy nadgodzin albo dni pracy, warto takie żądanie złożyć w sposób pozwalający później wykazać, kiedy zostało skierowane.

Brak prawidłowej ewidencji czasu pracy nie oznacza jednak automatycznej wygranej pracownika. Sąd Najwyższy wielokrotnie wskazywał, że pracownik może wykazywać czas pracy innymi środkami dowodowymi, a zaniedbania pracodawcy dotyczące ewidencji mogą działać na jego niekorzyść. Jednocześnie sąd nadal prowadzi postępowanie dowodowe i nie musi bezkrytycznie przyjąć każdej podanej przez pracownika liczby godzin.

Dlatego nawet przy brakującej lub nierzetelnej ewidencji trzeba zebrać to, co pozwala odtworzyć rzeczywisty przebieg pracy: korespondencję, grafiki, dokumenty wykonane w danych godzinach, logowania, zeznania osób obecnych w zakładzie czy inne obiektywne ślady aktywności.

Z drugiej strony prawo do obrony swoich interesów nie oznacza nieograniczonego prawa do kopiowania wszystkich danych pracodawcy. Nie należy przełamywać zabezpieczeń, korzystać z cudzych danych dostępowych ani wynosić całych baz klientów lub dokumentów niezwiązanych ze sprawą. Materiał dowodowy powinien dotyczyć własnego sporu, a sposób jego pozyskania również może później stać się przedmiotem oceny.

Trzeba też pamiętać, że rozkład ciężaru dowodu zależy od rodzaju dochodzonego roszczenia. W niektórych sprawach prawo przewiduje szczególne reguły. Nie należy więc automatycznie przenosić zasad z procesu o nadgodziny np. na spór dotyczący nierównego traktowania, odpowiedzialności materialnej albo innego roszczenia pracowniczego.

Możliwe działania, terminy i zabezpieczenie dowodów

Gromadzenie dowodów nie może przesłonić terminu na wystąpienie do sądu. Szczególnie ważny jest art. 264 Kodeksu pracy:

• 21 dni od doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę - na wniesienie odwołania od wypowiedzenia;
• 21 dni od doręczenia zawiadomienia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia albo od dnia wygaśnięcia umowy - na żądanie przywrócenia do pracy lub odszkodowania;
• 21 dni od zawiadomienia o odmowie przyjęcia do pracy - na żądanie nawiązania umowy o pracę w przypadkach objętych tym przepisem.

Jeżeli pracownik bez swojej winy uchybił terminowi wskazanemu w art. 264, może żądać jego przywrócenia. Zgodnie z art. 265 Kodeksu pracy wniosek składa się w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia i trzeba uprawdopodobnić okoliczności uzasadniające przywrócenie terminu.

Inaczej wygląda ogólny termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy wynosi on co do zasady 3 lata od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Nie można więc zakładać, że skoro dla wielu roszczeń pracowniczych obowiązuje trzyletni termin, to tyle samo czasu jest na zakwestionowanie wypowiedzenia.

W niektórych kwestiach związanych ze stosunkiem pracy znaczenie ma także odpowiednie stosowanie przepisów prawa cywilnego na podstawie art. 300 Kodeksu pracy. Pomocne w uporządkowaniu tych relacji jest omówienie Kodeks pracy a Kodeks cywilny. W konkretnej sprawie zawsze trzeba jednak najpierw ustalić, czy dane zagadnienie zostało uregulowane w prawie pracy i czy zastosowanie regulacji cywilnej nie byłoby sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Co zrobić, gdy dowód może zniknąć?

Codzienne zabezpieczenie materiału przez pracownika - np. zachowanie wiadomości lub sporządzenie kopii dostępnego grafiku - należy odróżnić od formalnego zabezpieczenia dowodu przez sąd. Art. 310 Kodeksu postępowania cywilnego pozwala zabezpieczyć dowód przed wszczęciem postępowania, gdy istnieje obawa, że późniejsze przeprowadzenie dowodu stanie się niewykonalne lub zbyt utrudnione albo gdy istnieje potrzeba stwierdzenia istniejącego stanu rzeczy.

Takie rozwiązanie może mieć znaczenie np. wtedy, gdy istotny materiał ma charakter nietrwały i istnieje realne ryzyko jego utraty. Wniosek o zabezpieczenie dowodu trzeba uzasadnić - samo ogólne przypuszczenie, że jakiś materiał może kiedyś zniknąć, nie zastępuje wskazania konkretnej potrzeby.

Checklista przed sporem lub wniesieniem pozwu:

• Ustal dokładnie, jakie roszczenie chcesz zgłosić i jakie fakty musisz wykazać.
• Zapisz chronologię wydarzeń z konkretnymi datami, osobami i czynnościami.
• Zachowaj pełne e-maile i wątki korespondencji, a nie tylko wybrane fragmenty.
• Zabezpiecz SMS-y i komunikatory wraz z datami, godzinami i oznaczeniem rozmówców.
• Zachowaj kolejne wersje grafików i harmonogramów, jeżeli były zmieniane.
• Jeżeli spór dotyczy czasu pracy, zażądaj od pracodawcy udostępnienia ewidencji czasu pracy.
• Sporządź listę świadków i przy każdym zapisz, jakie zdarzenie zna z własnej obserwacji.
• Wskaż dokumenty i dane pozostające u pracodawcy, których przedstawienia może być potrzebne w sądzie.
• Nie modyfikuj jedynej posiadanej kopii dowodu. Adnotacje lub zaznaczenia wykonuj na kopii roboczej.
• Zrób bezpieczną kopię materiałów poza urządzeniem, do którego możesz utracić dostęp, ale nie kopiuj danych niezwiązanych ze sprawą ani materiałów, do których nie masz prawa dostępu.
• Do każdego dowodu dopisz, jaki konkretnie fakt ma wykazać.
• Przed oczekiwaniem na kolejne dokumenty sprawdź termin na wniesienie właściwego roszczenia do sądu.

W postępowaniu sądowym nie warto również odkładać zgłaszania dowodów bez powodu. Kodeks postępowania cywilnego nakłada na strony obowiązek przedstawiania faktów i dowodów bez zbędnej zwłoki. Sąd może również pominąć dowód, który jest nieprzydatny, ma wykazywać fakt nieistotny albo zmierza jedynie do przedłużenia postępowania.

Przykłady praktyczne i najczęstsze błędy

Przykład

Pracownik twierdzi, że przez kilka miesięcy regularnie pracował po planowanej godzinie 16.00. Sam grafik wskazuje zakończenie pracy o 16.00, ale pracownik ma wiadomości przełożonego wysyłane po tej godzinie z poleceniami wykonania pilnych zadań, służbowe e-maile wysyłane wieczorem oraz dwóch współpracowników, którzy kończyli pracę razem z nim. Jeżeli ewidencja pracodawcy wskazuje inne godziny albo jest niepełna, sąd może ocenić wszystkie te dowody łącznie. Brak prawidłowej ewidencji nie oznacza automatycznego przyjęcia każdej liczby godzin podanej przez pracownika, ale inne dowody mogą pozwolić wykazać rzeczywisty czas pracy.

Przykład

Pracodawca rozwiązuje umowę, powołując się na niewykonanie określonego polecenia. Pracownik posiada pełny wątek e-mailowy, z którego wynika treść polecenia, jego późniejsza zmiana oraz informacja przesłana przełożonemu o wykonaniu zadania. W takiej sprawie ważniejsze od wydrukowania całej skrzynki pocztowej będzie przedstawienie uporządkowanego ciągu korespondencji i wskazanie, jakie fakty potwierdza każda wiadomość. Równocześnie pracownik nie powinien czekać z odwołaniem na zdobycie dodatkowych dowodów, jeżeli biegnie 21-dniowy termin z art. 264 Kodeksu pracy.

Najczęstsze błędy przy przygotowywaniu dowodów to:

• pozostawienie wszystkich dowodów wyłącznie na służbowym komputerze lub w służbowej skrzynce, do których dostęp może zostać zablokowany;
• przedstawienie pojedynczego zrzutu ekranu bez daty, nadawcy i wcześniejszej części rozmowy;
• przerabianie, kadrowanie albo opisywanie jedynej posiadanej wersji materiału w sposób utrudniający późniejsze sprawdzenie oryginału;
• powoływanie dużej liczby świadków, którzy nie mają bezpośredniej wiedzy o spornych wydarzeniach;
• założenie, że brak ewidencji czasu pracy automatycznie oznacza udowodnienie wszystkich nadgodzin;
• żądanie od sądu ogólnie "wszystkich dokumentów pracodawcy" bez wskazania dokumentu i faktu, który ma wykazywać;
• przekazywanie setek wiadomości bez wyjaśnienia ich znaczenia dla sprawy;
• gromadzenie materiałów kosztem przeoczenia krótkiego terminu na wniesienie roszczenia.

Przy ocenie podstawy prawnej trzeba także sprawdzić, czy konkretnej sytuacji nie reguluje przepis szczególny. Pomocne może być uporządkowanie, czym jest Przepis ogólny i czym różni się od regulacji odrębnej. Ma to znaczenie również dla dowodów, ponieważ nie każde roszczenie pracownicze podlega identycznym regułom dotyczącym ciężaru wykazania poszczególnych okoliczności.

Najczęstsze pytania o dowody w sprawach pracowniczych

Czy zrzut ekranu z SMS-a może być dowodem w sądzie pracy?

Tak. Zrzut ekranu może zostać przedstawiony jako dowód, ale sąd oceni jego wiarygodność w zestawieniu z pozostałym materiałem. Warto zachować również pełną rozmowę, urządzenie lub inną możliwość zweryfikowania wiadomości, zwłaszcza gdy można spodziewać się zakwestionowania jej autorstwa albo kontekstu.

Czy e-mail bez podpisu elektronicznego ma wartość dowodową?

Może mieć. Brak podpisu elektronicznego nie powoduje automatycznie, że e-mail staje się bezwartościowy. Kodeks postępowania cywilnego obejmuje regulacją dokumentową także tekst pozwalający ustalić wystawcę. Trzeba jednak odróżnić samą dopuszczalność wykorzystania wiadomości od jej mocy dowodowej. Sąd może badać autorstwo, autentyczność, kontekst i zgodność wiadomości z innymi dowodami.

Co zrobić, gdy ewidencja czasu pracy nie zgadza się z grafikiem i wiadomościami?

Należy przedstawić rozbieżność i dowody pozwalające ją wyjaśnić. Grafik może pokazywać plan pracy, a wiadomości, logi i świadkowie - jej faktyczny przebieg. Ewidencja pracodawcy jest ważnym dokumentem, ale również podlega ocenie razem z pozostałym materiałem. Nieprawidłowości w ewidencji nie przesądzają same w sobie dokładnej liczby przepracowanych godzin.

Czy pracodawca musi udostępnić pracownikowi ewidencję czasu pracy?

Tak. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek udostępnienia pracownikowi ewidencji czasu pracy na jego żądanie. W razie spodziewanego sporu rozsądne jest skierowanie żądania w sposób pozwalający zachować dowód jego złożenia.

Czy można powołać dokument, którego pracownik nie posiada?

Tak. Jeżeli dokument znajduje się w posiadaniu pracodawcy albo osoby trzeciej i ma znaczenie dla rozstrzygnięcia, pracownik może złożyć odpowiednio sformułowany wniosek dowodowy. Na podstawie art. 248 Kodeksu postępowania cywilnego sąd może zarządzić przedstawienie dokumentu, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w tym przepisie.

Czy brak dokumentów oznacza, że nie warto iść do sądu?

Nie. Dokumenty są tylko jedną z kategorii dowodów. W zależności od sprawy znaczenie mogą mieć zeznania świadków, przesłuchanie stron, wiadomości elektroniczne, dane z systemów, nagrania lub inne środki dowodowe. Trzeba jednak ustalić, które fakty są sporne i jakimi konkretnymi dowodami można je wykazać.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm., w szczególności art. 94 pkt 9a-9b, art. 94⁴, art. 149 § 1, art. 264-265, art. 291 § 1 i art. 300.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 468 ze zm., w szczególności art. 227, art. 232-233, art. 235¹, art. 243¹-245, art. 248 oraz art. 308-310.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 795.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 474.
• Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 19 czerwca 2020 r., III PK 151/19.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 kwietnia 2023 r., II PSKP 34/22.

Autor: Redakcja Prawo-pracy.pl

Materiał opracowano na podstawie aktualnych przepisów oraz źródeł wskazanych w artykule. Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.

Choć okres wakacyjny tradycyjnie oznacza spowolnienie wielu aktywności, w OZZZPRC minione tygodnie nie należały do spokojnych. Projekty unijne, prace eksperckie, działania zespołów branżowych oraz przygotowania do kolejnych inicjatyw sprawiły, że podczas pierwszego po wakacjach posiedzenia Zarządu było o czym rozmawiać.

Spotkanie miało przede wszystkim charakter podsumowujący. Członkowie Zarządu omówili najważniejsze wydarzenia ostatnich miesięcy oraz wyznaczyli kierunki działań na nadchodzące tygodnie.

Jednym z najważniejszych tematów była ekspertyza dotycząca wpływu pracy w ruchu ciągłym na zdrowie pracowników. Opracowanie, przygotowane na zlecenie OZZZPRC, ma być szeroko rozpropagowane.

– Dokument jest niezwykle ważny, dlatego planujemy wydanie drukowane a także dużą konferencję, podczas której przedstawimy wyniki opracowania, rozpoczynając szeroką dyskusję na temat skutków pracy zmianowej – relacjonuje przewodniczący Zrzeszenia Krzysztof Kisielewski.

Jednocześnie gotowa jest już kolejna ekspertyza – tym razem to ważny raport o stanie polskiej energetyki, sfinansowany także z unijnych funduszy. Ale to nie koniec dobrych wieści –  trzeci wniosek o dofinansowanie uzyskał pozytywną ocenę i wszedł w etap negocjacji. Więcej szczegółów na ten temat wkrótce.

Ważną część obrad stanowiły relacje z prac zespołów branżowych, w tym Zespołu Trójstronnego ds. Branży Energetycznej oraz zespołu ds. Branży Chemicznej. Przedstawiciele poszczególnych organizacji informowali też o bieżącej sytuacji w reprezentowanych sektorach.

Nie zabrakło decyzji organizacyjnych. Na wniosek zainteresowanych organizacji Zarząd zaakceptował zmianę nazwy Sekcji Pracowników Sfery Budżetowej. Po rozszerzeniu jej składu o przedstawicieli samorządów będzie ona funkcjonować pod nazwą Sekcja Pracowników Sfery Budżetowej i Samorządowej.

Żegnamy kolegów z Konina
Najbardziej emocjonalnym momentem posiedzenia było oficjalne pożegnanie organizacji związkowej z Kopalni Węgla Brunatnego Konin. Niezależny Związek Zawodowy Pracowników Ruchu Ciągłego „RUCH” znalazł się w stanie likwidacji, stając się jedną z pierwszych organizacji związkowych, które bezpośrednio odczuły skutki transformacji energetycznej.

To właśnie pracownicy ZE PAK jako pierwsi zaczęli korzystać z rozwiązań przewidzianych w ustawie o osłonach socjalnych. Proces wygaszania działalności przełożył się jednak nie tylko na likwidację miejsc pracy, ale również na stopniowe wygaszenie działalności organizacji związkowej.

– To bardzo symboliczny moment. Organizacja, która przez wiele lat była częścią naszego Zrzeszenia, kończy działalność wskutek zmian zachodzących w sektorze energetycznym. Za każdą taką decyzją stoją konkretni ludzie i ich historie zawodowe – podkreśla Kisielewski.

Przedstawiciele związku z Konina przekazali władzom OZZZPRC pamiątkową statuetkę jako wyraz podziękowania za lata współpracy. Był to zarazem symboliczny finał wieloletniej obecności organizacji w strukturach Zrzeszenia.

OZZZPRC

Kilka milionów Polaków pracuje w systemie zmianowym. To od nich zależy funkcjonowanie wielu kluczowych gałęzi gospodarki, ale ceną za pracę wykonywaną nocą często są problemy ze snem, pogorszenie zdrowia i życia rodzinnego. O skutkach pracy zmianowej, sposobach ochrony pracowników oraz rozwiązaniach, które mogą wdrażać pracodawcy, rozmawiamy z Mateuszem Majchrzakiem, psychoterapeutą i ekspertem zajmującym się problematyką snu, autorem książki „Sen w pracy zmianowej”.

Na zlecenie OZZZPRC powstała ostatnio ekspertyza dotycząca skutków pracy zmianowej. Jeden z jej rozdziałów poświęcony jest zdrowiu, w tym zaburzeniom snu, z którymi ma Pan do czynienia w codziennej praktyce zawodowej. Jak ocenia Pan dokument?
Przeczytałem go z dużą przyjemnością, to bardzo solidny materiał. Dla mnie był szczególnie ciekawy, bo właśnie kończę prace nad drugim wydaniem książki poświęconej zaburzeniom snu w pracy zmianowej. Już wiem, że będę się na tę ekspertyzę powoływał. Takich
opracowań jest w Polsce ciągle za mało.

Ilu dorosłych Polaków pracuje w systemie zmianowym?
Szacuje się że około 4,2-4,5 mln. Wystarczy pojechać do dużego zakładu przemysłowego. Czasem pracę zmianową wykonuje tam kilkaset osób, czasem ponad tysiąc. I kiedy rozmawiam z tymi ludźmi albo czytam ankiety, widzę, że w źle zaprojektowanych systemach oni po prostu nie dają rady. Po pięciu nocnych zmianach pod rząd chodzą jak zombie. Kończą nocki, próbują wrócić do normalnego rytmu, a za chwilę zaczyna się kolejna seria.

Wszyscy pracownicy zmianowi doświadczają deprywacji snu?
Nie wszyscy, ale szacunkowo nawet jedna trzecia może mieć tzw. zaburzenia snu związane z pracą zmianową. Mówimy o nadmiernej senności w ciągu dnia, problemach z zasypianiem czy bezsenności. Bardzo dużo zależy od tego, jak ułożony jest grafik. Są firmy, gdzie ludzie
funkcjonują całkiem nieźle, i są takie, gdzie człowiek od pierwszego dnia jest skazany na walkę z własną biologią.

Da się tę biologię choć trochę oszukać?
Nie. I to jest pierwsza rzecz, którą trzeba sobie uczciwie powiedzieć. Można ograniczać szkody, poprawiać funkcjonowanie, ale sen za dnia nigdy nie będzie taki jak sen w nocy. Nie oznacza to jednak, że nic nie da się zrobić. Po stronie pracownika jedną z najważniejszych rzeczy jest regularność. Brzmi nudno, wiem. Ale działa! Wielu ludzi po serii zmian śpi w wolne dni czy jak idą na popołudniówki do dziesiątej czy jedenastej. To wydaje się logiczne – przecież trzeba odespać. Problem w tym, że później organizm jeszcze bardziej się gubi.

Ja walczę o to, by rytm dobowy moich pacjentów możliwie szybko wracał na swoje miejsce. Nie zawsze się uda, ale warto próbować.

Druga sprawa to światło dzienne. Ludzie często nie zdają sobie sprawy, jak potężne znaczenie ma zwykły spacer po przebudzeniu. Światło jest najsilniejszym regulatorem rytmu dobowego. Żadne lampki, żadne gadżety nie działają tak skutecznie jak naturalne światło.

A melatonina?
To jedna z niewielu substancji, które faktycznie mają sens. Melatonina nie jest lekiem nasennym. Ona nie usypia. Ona daje organizmowi sygnał: „jest noc, czas się przestawić”. Po serii nocnych zmian może pomóc szybciej wrócić do normalnego rytmu. Oczywiście nie rozwiąże wszystkich problemów, ale jest jedną z tych cegiełek, które składają się na całość.

Dużo mówi Pan też o drzemkach.
Bo są niedoceniane. Przed nocną zmianą ludzie często słyszą: „prześpij się pół godzinki”. Nie. To nie jest power nap dla menedżera po lunchu. Mówimy o godzinie, a najlepiej półtorej godziny do dwóch odpoczynku przed nocną zmianą. I nawet jeśli ktoś twierdzi, że nie umie spać w ciągu dnia, to niech po prostu położy się z zamkniętymi oczami. Pacjenci często wracają po tygodniu i mówią: „Panie Mateuszu, chyba jednak spałem, bo czas mi zniknął”. A później okazuje się, że na nocnej zmianie funkcjonują dużo lepiej. To nie jest kwestia komfortu. To jest kwestia bezpieczeństwa.

Co robić po nocce?
Wielu ludzi wraca do domu i próbuje natychmiast zasnąć. Tylko że organizm nie działa jak komputer, który można wyłączyć jednym przyciskiem. Część pracowników intuicyjnie wypracowuje sobie dobre rozwiązania. Ktoś idzie na krótki spacer. Ktoś bierze ciepły prysznic. Ktoś ogląda pół godziny serial. Krótko mówiąc: zachowuje się jak człowiek, który wrócił z pracy. Daje sobie chwilę na wyhamowanie. I często właśnie wtedy zasypia łatwiej niż wtedy, gdy od progu rzuca się do łóżka.

A co z ekranami? Od lat słyszymy, że niebieskie światło zabija sen.
To jest temat, wokół którego narosło mnóstwo mitów. Problemem nie jest samo patrzenie w ekran. Problemem jest pobudzanie mózgu. Jeżeli ktoś po nocce czyta maile od szefa albo siedzi na forach i się nakręca, to jasne, że będzie miał problem z zaśnięciem. Ale jeśli ktoś obejrzy spokojny serial czy posłucha podcastu, to nie jest koniec świata.

Wiele osób radzi sobie alkoholem.
To jest jeden z najgorszych pomysłów. Ludzie często mówią: „Po kieliszku zasypiam szybciej”. No dobrze, ale później sen jest płytszy, bardziej poszatkowany i mniej regenerujący. Zawsze powtarzam jedno zdanie: lepiej przespać pięć godzin bez alkoholu niż siedem po alkoholu. A do tego dochodzi jeszcze wpływ na nastrój. Alkohol bardzo często pogarsza sprawę, szczególnie jeśli ktoś już jest przemęczony.

Zakładam, że dieta również ma znaczenie
Oczywiście. Jeden pracownik na nocce pije energetyki, je słodycze i na koniec zmiany zjada pizzę. Drugi ma przygotowane jedzenie, je normalny posiłek wcześniej i nie objada się przed snem. To są dwa zupełnie różne scenariusze. Nie trzeba od razu przechodzić na idealną dietę. Czasami wystarczy kilka prostych zmian: więcej normalnego jedzenia, mniej przypadkowych przekąsek i mniej jedzenia tuż przed snem.

Przejdźmy do pracodawców. Co mogą zrobić?
Więcej, niż wielu z nich myśli. Pierwsza rzecz: drzemki. W zawodach, w których stawką jest zdrowie i życie ludzi, powinno to być standardem. Jeżeli mamy ratownika medycznego, dyspozytora czy personel medyczny, to naprawdę wolę, żeby ten człowiek zdrzemnął się przez chwilę, niż żeby popełnił błąd wynikający z przemęczenia.

Potrzebne są miejsca do odpoczynku. Ciche, zaciemnione, przygotowane do tego, żeby człowiek mógł się zregenerować. I najważniejsze: akceptacja szefostwa, żeby to nie było takie „półlegalne”, co widziałem w różnych szpitalach.

Co jeszcze?
Dobrze zaprojektowane grafiki. Zmiany powinny następować zgodnie z ruchem wskazówek zegara: poranna, popołudniowa, nocna. Nocnych zmian nie powinno być więcej niż trzy z rzędu. Kiedy jest ich pięć albo sześć, zmęczenie po prostu się kumuluje. To nie jest kwestia charakteru. Niektórzy myślą, że wystarczy być twardym. Nie wystarczy. Organizm ma swoje granice.

Wspominał Pan też o godzinie rozpoczęcia pracy.
Tak. Dla wielu ludzi ogromną różnicę robi przesunięcie początku zmiany z szóstej na siódmą rano. To tylko jedna godzina. Z punktu widzenia organizacji zakładu wydaje się niewielką zmianą. Z punktu widzenia biologii człowieka różnica jest ogromna. Ludzie są bardziej wyspani, bardziej skupieni i zwyczajnie lepiej funkcjonują.

Jaką cenę płaci organizm za wieloletnią pracę zmianową?
Wysoką. Mamy większe ryzyko depresji, zaburzeń lękowych, nadciśnienia, chorób układu krążenia, problemów żołądkowo-jelitowych, bólów głowy czy przewlekłego zmęczenia. Ale są też konsekwencje, o których mówi się znacznie rzadziej. Człowiek wraca po nocce i nie ma siły na życie. Nie ma energii dla partnera, dzieci, znajomych. Pojawia się izolacja. Częściej dochodzi do konfliktów rodzinnych. Relacje zaczynają cierpieć. Praca zmianowa nie wpływa wyłącznie na sen. Ona wpływa na całe życie.

Kiedy powinno zapalić się czerwone światło?
Kiedy człowiek zaczyna przysypiać za kierownicą. Kiedy staje się permanentnie rozdrażniony. Kiedy bliscy mówią mu, że nie da się z nim wytrzymać. Czasami pierwszym sygnałem jest właśnie rodzina. Żona, mąż czy partner widzą problem wcześniej niż sam zainteresowany. To jest moment, żeby przestać udawać, że wszystko jest w porządku.

Ostatnie pytanie – młody człowiek zaczyna pracę zmianową. Co powinien zapamiętać?
Po pierwsze: nie zajeżdżać się. Po drugie: nie brać każdej możliwej nadgodziny tylko dlatego, że akurat są. Po trzecie: regularnie się badać. I po czwarte: pamiętać, że to, iż dziś wszystko jest w porządku, nie oznacza, że organizm nie wystawia rachunku. Bardzo często pierwsze problemy pojawiają się dopiero po latach.

OZZZPRC