Inspektorzy pracy często ujawniają nieprawidłowości w określaniu zasad przyznawania prawa do premii, które zacierają granice między premią a nagrodą. Wątpliwości dotyczą też wypłaty tego świadczenia po ustaniu zatrudnienia, a także uwzględniania go przy liczeniu wynagrodzenia za urlop.
Wynagrodzenie za pracę jest immanentnym elementem stosunku pracy i przysługuje za pracę wykonaną. Nie ma ono przy tym charakteru jednorodnego i obejmuje różne składniki1. Wśród nich stosunkowo powszechny charakter ma premia, która swą popularność zawdzięcza wzmocnieniu funkcji bodźcowej wynagrodzenia za pracę. Jej przyznanie uzależnione jest bowiem od spełnienia zadań premiowych, które stanowią formę zachęty pracownika do efektywniejszego i sprawniejszego wykonywania pracy2.
W procesie kształtowania prawa do premii czynności kontrolne realizowane przez inspektorów pracy ujawniają istotne nieprawidłowości. Te działania nie tylko są sprzeczne z obowiązującym porządkiem prawnym, ale także osłabiają funkcję bodźcową i nie spełniają pokładanych w nich założeń.
Charakter prawny
Podstawowym problemem, który stanowi źródło wielu nieporozumień i wątpliwości w procesie wynagradzania pracowników, a jest dostrzegalny w toku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, jest kwestia właściwego definiowania charakteru prawnego premii jako składnika wynagrodzenia za pracę. Bardzo często postanowienia wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy są ogólne, nieprecyzyjne, nie kształtują prawa do premii z uwzględnieniem tzw. układu warunkującego. Następstwem takich sytuacji są wątpliwości co do charakteru prawnego świadczenia pieniężnego i zastrzeżenia natury prawnej w przedmiocie ekwiwalentności danego świadczenia względem pracy wykonanej przez pracownika.
Pracodawcy nierzadko w regulaminach wynagradzania wprowadzają świadczenia określane mianem „premii uznaniowej” lub „nagrody” z bardzo ogólnym wskazaniem zasad nabywania do nich prawa. Jednocześnie świadczenia tego rodzaju są pracownikom wypłacane w sposób systematyczny, cechuje je periodyczność i powszechność przyznawania. Zważyć należy, że świadczenia tego rodzaju wobec ich powszechności i periodyczności zawierają typowe cechy wynagrodzenia za pracę i w istocie powinny być kwalifikowane jako premie stanowiące składnik wynagrodzenia za pracę.
Tę problematykę doskonale ujął Sąd Najwyższy w wyroku z 9 lipca 2024 r.3, w którym wskazał istotną cechę odróżniającą nagrody od premii: nagrody mogą być przyznawane pracownikowi jedynie za ponadprzeciętne wykonywanie obowiązków służbowych, a nie za "normalnie" wykonywaną pracę. Ze swej istoty nagrody nie mogą więc dotyczyć wszystkich albo większej liczby pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy i dlatego powszechnie stosowana praktyka odbiegająca od reguły wyrażonej w art. 105 k.p., polegająca na szerokim stosowaniu nagród, nagród "uznaniowych" czy "premii uznaniowych", nie powinna być aprobowana.
Zatarte granice
W wyroku tym Sąd Najwyższy zauważył inny interesujący aspekt prawny. Regulacja normatywna nagrody z art. 105 k.p. znajduje się w dziale czwartym Kodeksu pracy poświęconym obowiązkom pracodawcy i pracownika. Nie jest ona przedmiotem regulacji działu trzeciego, statuującego wynagrodzenia za pracę i inne świadczenia. W ocenie SN takie rozwiązanie ma wskazywać na odrębność i odmienność prawną nagród i premii. Nagrody powinny być traktowane jako wyróżnienie osób wykonujących pracę w wymiarze i w sposób ponadstandardowy. Z kolei premie należy traktować jako świadczenia o charakterze wynagrodzeniowym, przyznawane za sumienne i staranne wykonywanie obowiązków pracowniczych.
Zacieranie granic pomiędzy premią i nagrodą w aktach prawa wewnątrzzakładowego skutkuje naruszeniami w prawidłowej kwalifikacji prawnej tych świadczeń pieniężnych. W perspektywie wdrożenia do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania, konieczne jest usystematyzowanie i usankcjonowanie rodzajów świadczeń przyznawanych przez pracodawców pracownikom w zamian za wykonywaną pracę. Jednym z takich działań powinno być uporządkowanie regulaminów wynagradzania, premiowania i nagradzania lub układów zbiorowych pracy w zakresie przedmiotowym postanowień dotyczących przyznawanych świadczeń, tak aby jednoznacznie określić ich charakter prawny.
Temporalność uprawnienia
Złożoność problematyki prawnej premii uwidacznia się również w przesłankach jej przyznawania. Stosunkowo częstym postanowieniem regulaminu premiowania jest uzależnienie nabycia prawa do premii od pozostawania w zatrudnieniu w terminie dokonywania wypłaty. Tego rodzaju rozwiązanie należy stosować niezwykle ostrożnie. Jeżeli bowiem premia jest wypłacana za okres przepracowany przez pracownika (np. za rok kalendarzowy), a wypłata jest dokonywana po jego zakończeniu i w tym terminie pracownik nie pozostaje w stosunku pracy (np. ostatniego dnia lutego), pracownikowi należy wypłacić takie świadczenie premiowe. Znajduje to uzasadnienie w brzmieniu art. 80 Kodeksu pracy, zgodnie z którym wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Ta zasada ma znaczenie fundamentalne i dotyczy również premii, która jest w istocie składnikiem wynagrodzenia za pracę. „W judykaturze przyjmuje się ponadto, że pracodawca powinien uwzględnić byłych pracowników przy podziale premii, jeśli świadczenie to było składnikiem wynagrodzenia za pracę w okresie, w którym byli oni zatrudnieni. Pominięcie pracownika w takich okolicznościach narusza zasady wynagradzania za pracę wykonaną (por. wyrok Sądu Najwyższego z 7 stycznia 1997 r., I PKN 53/96, OSNAPiUS 1997 nr 13, poz. 233), wynagradzania według ilości i jakości pracy i równego traktowania pracowników4”.
Szczególnie interesujący w tym kontekście jest judykat z 5 grudnia 1996 r.5, zgodnie z którym „Nie może być w prawie pracy takiej sytuacji, że premie z odłożonego funduszu przeznaczonego na wypłaty nagród, a pochodzącego z zysków uzyskanych w konkretnych latach rozliczeniowych, nabywają tylko pracownicy pozostający w zatrudnieniu w innym okresie, a nawet pracownicy, którzy mogli nie świadczyć pracy w okresach rozliczeniowych, za które dzielony był fundusz przedsiębiorstwa, utworzony z podzielonego zysku z lat ubiegłych. Pomijanie byłych pracowników przy przyznawaniu wynagrodzenia za pracę, jedynie ze względu na ustanie ich stosunków pracy, jest oczywiście sprzeczne z zasadą nabycia prawa do wynagrodzenia za pracę wykonaną (art. 80 k.p.), przysługiwania wynagrodzenia według ilości, rodzaju i jakości pracy (poprzednie brzmienie art. 13 k.p. oraz art. 78 k.p.), a także z zasadą równego traktowania pracowników (obecnie wyrażoną w art. 112 k.p., a poprzednio wynikającą z zasad prawa pracy)”6.
Proporcjonalnie mniej
Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że postanowienia ograniczające prawo do premii lub wręcz je wyłączające mogą być praktykowane w kontekście temporalności, o ile jest to uzasadnione obiektywnymi i racjonalnymi przesłankami związanymi zarówno z konstrukcją prawa do wynagrodzenia za pracę wykonaną, jak i zasad równego traktowania. Premia jest bowiem ekwiwalentem za pracę wykonaną, świadczeniem pieniężnym stanowiącym swoiste odwzajemnienie pracodawcy względem pracownika za wkład pracy w funkcjonowanie przedsiębiorstwa, organizacji. Jeżeli pracownik przepracował tylko część okresu premiowego (okresu obrachunkowego stanowiącego podstawę premiowania), może nie nabyć prawa do premii lub nabyć je w proporcjonalnej wysokości.
Taka sytuacja nie jest prawnie zabroniona, co potwierdza orzecznictwo sądowe: „Jeżeli prawo do premii rocznej zależy od wykonania rocznego zadania premiowego i przysługuje po upływie roku premiowania, to niewykonywanie przez pracownika zatrudnienia w całym rocznym okresie premiowanej pracy nie kreuje jego prawa do rocznego wynagrodzenia premiowego w pełnej wysokości premii rocznej, chyba że strony wyraźnie umownie uzgodniły takie prawo, którego nie kontestowały na drodze sądowej, albo gdyby potencjalnie obowiązywały wyraźne przepisy zakładowego lub ponadzakładowego prawa pracy o przysługiwaniu premii rocznej także za okresy niewykonywania pracy”7.
Podobny pogląd Sąd Najwyższy wyraził w wyroku z 18 lutego 2016 r.8 Zgodnie z nim „także wtedy, gdy prawo do wynagrodzenia prowizyjnego zależy od osiągnięcia wyznaczonych efektów finansowych przez całe przedsiębiorstwo pracodawcy, to niewykonywanie pracy przez konkretnego pracownika w przyjętym okresie "prowizyjnym" nie kreuje jego prawa do wynagrodzenia prowizyjnego w przypadku braku wyraźnych uzgodnień umownych w tym zakresie oraz braku wyraźnych przepisów zakładowego lub ponadzakładowego prawa pracy o przysługiwaniu prowizji także za okresy niewykonywania pracy. Brak wyraźnych podstaw prawnych przysługiwania prawa do wynagrodzenia za okresy niewykonywania pracy wyklucza dorozumiane ustalenie prawa do dodatkowego prowizyjnego składnika wynagrodzenia za pracę wykonaną, której skarżąca nie świadczyła w okresie urlopu macierzyńskiego także dlatego, że nie wniosła ona ekwiwalentnego wkładu w wypracowanie warunku dodatkowego wynagradzania prowizyjnego pracowników, którzy taką pracę wykonali i za finansowe wyniki tego zatrudnienia nabywali należne dodatkowe prowizje, zagwarantowane im w umowach o pracę za pracę wykonaną”.
Przywołane orzeczenia sądowe konsekwentnie wskazują na łączenie prawa do wynagrodzenia w postaci premii z okresem świadczenia pracy, wykonywaniem jej na rzecz pracodawcy, co jest cechą charakterystyczną stosunku pracy. Judykaty te podkreślają również pomijany niekiedy aspekt ekwiwalentności wynagrodzenia za pracę względem wykonywanej pracy – aspekt finansowego odwzajemnienia pracy świadczonej przez pracownika na rzecz pracodawcy w ramach nawiązanego zobowiązania pracowniczego.
Wynagrodzenie urlopowe…
Problematyka premiowania jest także powiązana z tematem prawidłowości ustalania wynagrodzenia urlopowego, jeśli premia jest wypłacana za okresy miesięczne w zróżnicowanej wysokości. Zgodnie z art. 172 k.p., przy obliczaniu wynagrodzenia należnego pracownikowi za czas urlopu wypoczynkowego zmienne składniki wynagrodzenia przyjmuje się z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jednak w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.
Z regulacją ustawową koresponduje § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop9, który dotyczy składników wynagrodzenia o charakterze zmiennym. Jakkolwiek w rozporządzeniu nie wskazano tego rodzaju składników wynagrodzenia w sposób jednoznaczny, to redakcja przepisu nie budzi w tym zakresie wątpliwości. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc – z wyjątkiem określonych w § 7 (tj. takich, których wysokość jest stała w każdym miesiącu) – uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowe go w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
… a znaczne wahania
Wątpliwości praktyczne dotyczą przypadków, jak definiować pojęcie „znacznych wahań” i dodatkowo jak długi okres przyjąć wobec zaistnienia takich właśnie wahań wysokości wynagrodzenia premiowego.
Jak zauważa Łukasz Pisarczyk10, wyboru okresu, z którego będzie przeprowadzone uśrednienie, pracodawca powinien dokonać w taki sposób, aby wychwycić tendencje w zmianach wysokości wynagrodzenia za pracę. Takie rozwiązanie powinno być praktykowane wówczas, gdy pracodawca ma pracę zmienną, uzależnioną od warunków atmosferycznych, cechującą się cyklicznymi zmianami trendów itd. Wydaje się, że rozwiązanie to powinno zostać zadekretowane w regulaminie wynagradzania, aby uniknąć uznaniowości przy ustalaniu okresów, z których będzie wyliczana średnia zmiennych składników wynagrodzenia11.
Zasada dotycząca sposobu obliczania wynagrodzenia urlopowego w przypadku pobierania przez pracownika zmiennych składników wynagrodzenia, polegająca na obliczaniu łącznej średniej z 3 – bądź w przypadku znacznych wahań z 12 – miesięcy ma na celu przybliżenie wynagrodzenia urlopowego do poziomu wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymałby, gdyby zamiast korzystania z urlopu świadczył pracę (wyrok Sądu Najwyższego z 14 stycznia 2025 r.12).
Szczegółowa analiza
Mając na uwadze opisane zagadnienia, a w szczególności przedstawione wyroki sądowe, które ilustrują złożoność i stopień skomplikowania przepisów, a także mnogość sytuacji dotyczących przyznawania i wypłat premii, inspektor pracy powinien dochować szczególnej staranności przy ustalaniu stanu faktycznego.
Podjęcie decyzji w przedmiocie dalszych działań wymaga drobiazgowej analizy prawa wewnątrzzakładowego, praktyki zakładowej i zwyczaju, ustalenia wszystkich okoliczności faktycznych, w tym odebrania wyjaśnień od pracodawcy, a niekiedy również od związków zawodowych. Dopiero na podstawie zebranego w sposób całościowy i kompletny materiału dowodowego inspektor pracy może podjąć decyzję w przedmiocie rozstrzygnięcia, czy wyda środki prawne, czy też ze względu na sporny charakter sprawy skieruje osobę do sądu pracy.
Łukasz Paroń,
główny specjalista,
OIP Wrocław