Zarówno nagroda, jak i premia stanowią świadczenie pochodzące ze stosunku pracy, stanowiące przysporzenie majątkowe dla pracownika. Wypłacane są przez pracodawcę, który chce dodatkowo docenić i wynagrodzić pracownika. Praktyka pokazuje jednak, że pojawiają się problemy z rozróżnieniem tych świadczeń, a co za tym idzie także wątpliwości co do ich uznaniowej bądź roszczeniowej natury.
Zupełnie inny jest stopień swobody decyzyjnej pracodawcy przy przyznawaniu i ustalaniu wysokości premii, a inny, gdy mowa o nagrodzie. Pracodawcy często chcą zmotywować pracowników do wydajniejszej pracy, przy jednoczesnym pozostawieniu sobie jak największej swobody w przyznawaniu dodatkowego wynagrodzenia. W tym celu ustanawiają „premię uznaniową”, co jest jednym z najczęstszych błędów w obszarze premiowania. Nie wiadomo bowiem, jaki charakter ma to świadczenie. Premia uznaniowa może być premią (która ma obiektywne przesłanki, stanowi część wynagrodzenia, a zatem ma charakter roszczeniowy) albo – na co wskazuje użycie słowa „uznaniowa” – nagrodą (którą pracodawca może, lecz nie musi, przyznać pracownikowi oraz której wypłaty pracownik co do zasady domagać się nie może). Dlatego bardzo ważne jest, by odpowiednio kwalifikować te dwie należności. Mimo że judykatura sformułowała zasadę, że o prawnym charakterze danego świadczenia nie decyduje jego nazwa, lecz sposób określenia warunków jego nabycia, w dalszym ciągu pojawiają się przed sądami kolejne sprawy, które podejmują tę problematykę.
Celem artykułu jest przybliżenie różnic między nagrodą a premią, ze wskazaniem roszczeniowości wobec obu tych świadczeń. Odwołam się także do nagrody z zysków oraz nagrody jubileuszowej, jako szczególnej formy świadczenia pieniężnego. Wspomnę o przechowywaniu przez pracodawcę dokumentacji związanej z przyznawaniem powyższych świadczeń oraz przywołam wybrane tezy orzeczeń sądów powszechnych i Sądu Najwyższego.
Nagroda
Kwestia nagrody została uregulowana w Kodeksie pracy w rozdziale V „Nagrody i wyróżnienia”. Rozdział ten składa się tylko z art. 105 – stanowi on, że pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika. Przepis ten stanowi bez wątpienia uprawnienie pracodawcy do dodatkowego nagradzania pracownika, niezależnego od przysługującego mu wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń z nią związanych. Relacja między wynagrodzeniem zasadniczym wypłacanym pracownikowi a nagrodą jest taka, że wynagrodzenie należy się pracownikowi za zwykłe (normalne) wykonywanie obowiązków pracowniczych, czyli w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy (art. 100 § 1 k.p.), natomiast nagrody są świadczeniami wyjątkowymi, które mogą być przyznawane za to, co wykracza poza katalog czynności, do których pracownik zobowiązał się, nawiązując stosunek pracy, a więc za to, co przekracza jego (podstawowe) obowiązki. Skoro nagrody mogą być przyznawane pracownikowi tylko za ponadprzeciętne wykonywanie obowiązków służbowych, nie mogą dotyczyć wszystkich czy większości pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy.
Co ważne, przyznanie nagrody stanowi uprawnienie, a nie obowiązek pracodawcy. Nie może być jednak nadużywane, aby pracodawca nie naraził się na zarzut nadużywania kompetencji czy dyskryminowania określonych osób lub grup pracowników. Jest on ograniczony obowiązkiem stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników i wyników pracy (art. 94 pkt 9 k.p.) oraz przestrzegania podstawowych zasad prawa pracy – równego traktowania pracowników (art. 112 k.p.) i niedyskryminacji (art. 113 i 183a–183e k.p.). Nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnego warunku, a jej przyznanie stanowi konsekwencję wzorowego wykonywania zadań.
Sam przepis art. 105 k.p. nie jest podstawą do nabycia przez pracownika prawa do nagrody. Co do zasady pracownik nie ma roszczenia o jej wypłatę. Wyjątek stanowią dwie sytuacje. Pierwsza z nich ma miejsce, gdy pracodawca przyznał nagrodę pracownikowi, a następnie odmawia jej wypłaty. W tym przypadku źródłem roszczenia pracownika jest oświadczenie woli pracodawcy tworzące stan uprawniający pracownika do nagrody. Oświadczenie to nie może być jednostronnie cofnięte przez pracodawcę (art. 61 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 listopada 2004 r. (sygn. I PK 37/04), złożenie oświadczenia o przyznaniu nagrody nie podlega jednak kontroli sądu pracy.
Druga sytuacja, gdy pracownik może dochodzić nagrody, ma miejsce w przypadku naruszenia przez pracodawcę przepisów o zakazie dyskryminacji. Zdaniem Sądu Najwyższego w praktyce może to dotyczyć sytuacji, w której pracodawca przyznaje nagrody pewnej grupie pracowników, a jednego lub kilku z nich pomija bez rzeczowego uzasadnienia, chociaż pracowali tak samo wydajnie, efektywnie, z odpowiednim zaangażowaniem, osiągając podobne wyniki. Pracownicy, którym nagrody nie przyznano, mogą jej skutecznie dochodzić, jeżeli wykażą naruszenie przez pracodawcę zasad równego traktowania w zatrudnieniu.
Nagroda, która nie jest nagrodą
Nie każde świadczenie nazwane nagrodą będzie nagrodą w rozumieniu art. 105 k.p. W pierwszej kolejności należy wskazać „nagrodę z zysków”, która mimo nazewnictwa nie jest nagrodą. Wprost podkreślił to Sąd Najwyższy, przyjmując in concreto, że nagrody z zysku z uwagi na treść art. 105 k.p. nie mogą być uznane za nagrody w jego rozumieniu. Zysk nie jest jedynie rezultatem zabiegów kadry zarządzającej czy efektem określonego splotu czynników o charakterze mikro- i makroekonomicznym, ale w określonej części jest konsekwencją pracy danego zespołu pracowniczego, a to z kolei świadczy o tym, że tzw. nagroda z zysku jest w pewnym zakresie rodzajem wynagrodzenia odłożonego w czasie (jego pewnej części). W wielu zakładach pracy w ten właśnie sposób podchodzi się do tej kwestii, zwyczajowo uznając, że nagrody z zysku są corocznie przyznawane pracownikom, jeżeli zysk zostanie wypracowany.
Również „nagroda jubileuszowa” w świetle prawa nie jest nagrodą. Nie została uregulowana w Kodeksie pracy. Zasadniczo pracownik nabywa ją w terminie, w którym upływa okres zatrudnienia upoważniający do otrzymania tej nagrody. Wypłata powinna nastąpić już w następnym dniu (czyli niezwłocznie), a w razie opóźnienia pracownikowi należą się od tego momentu odsetki. Niestety nie jest to świadczenie, które dotyczy wszystkich pracowników. Obligatoryjnie przysługuje pracownikom sfery budżetowej na podstawie odrębnych ustaw. Jest przyznawana za wieloletnią pracę u jednego pracodawcy bądź pracę w danym zawodzie. W pozostałych przypadkach ma charakter fakultatywny. Jeśli dany pracodawca będzie chciał u siebie w zakładzie pracy wprowadzić nagrodę jubileuszową, to zasady jej przyznawania oraz wysokość powinny być uregulowane w regulaminie wynagradzania, w układzie zbiorowym pracy lub w innych wewnątrzzakładowych regulacjach płacowych obowiązujących w tym zakładzie pracy. Jeśli pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie nagrody jubileuszowej, powinna ona obowiązywać wszystkich pracowników. Kluczowym kryterium przyznania nagrody jubileuszowej jest osiągnięcie określonego stażu pracy, przy czym nie chodzi tu o faktyczne wykonywanie pracy, a o samo pozostawanie w zatrudnieniu. Należy zatem uwzględnić zarówno usprawiedliwione, jak i nieusprawiedliwione nieobecności pracownika w pracy, nie rzutują one bowiem na ciągłość zatrudnienia, która ma wpływ na ustalenie uprawnień pracowniczych.
Premia
Premia jest świadczeniem o charakterze typowo motywacyjnym. W odróżnieniu od nagrody nie została wprost uregulowana w Kodeksie pracy, może wynikać z układów zbiorowych pracy, regulaminu wynagradzania bądź umowy o pracę. Jest to dodatkowy składnik wynagrodzenia za pracę, nieobowiązkowy i uzupełniający. Tylko od pracodawcy zależy, czy w ogóle system premiowania w danej firmie będzie wykorzystywany. Wypłata premii najczęściej uzależniona jest od spełnienia określonych i obiektywnych przesłanek, wyszczególnionych w autonomicznych źródłach prawa pracy. Regulacje dotyczące przesłanek przyznawania premii, a także jej pozbawienia bądź obniżenia (tzw. reduktory) oraz wysokości pracodawca musi sformułować w sposób konkretny, precyzyjny i zobiektywizowany, aby na ich podstawie można było bez cienia wątpliwości ustalić, czy danemu pracownikowi przysługuje premia oraz jaka powinna być jej wysokość. Przepisy powinny być zrozumiałe dla pracownika.
Co do zasady pracodawca ma pełną swobodę decyzyjną w zakresie warunków nabywania premii, nie mogą one jednak być sprzeczne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Przepisy w żaden sposób nie ograniczają liczby przesłanek, których spełnienie będzie uprawniać pracownika do premii. Może zatem być uzależniana nie tylko od indywidualnych wyników pracownika, ale także od wyników osiąganych przez konkretną grupę pracowników, jednostkę organizacyjną czy nawet cały zakład pracy. Pracodawca może również określić tzw. negatywne przesłanki premiowania, czyli warunki lub okoliczności, które spowodują, że pracownik prawa do premii nie nabędzie lub nabędzie w niższej wysokości, mimo spełnienia przesłanek pozytywnych.
Sąd Najwyższy w swym orzecznictwie prezentuje jednolite stanowisko, wskazując, że gdy przyznanie dodatkowego wynagrodzenia pozostawione jest swobodnemu uznaniu podmiotu zatrudniającego (brak sprawdzalnych i możliwych do kontroli kryteriów), świadczenie ma charakter nagrody, nawet jeśli zostało nazwane premią. Często występujący w praktyce podział premii na uznaniowe i regulaminowe jest już na poziomie nomenklatury nieprawidłowy. W istocie mamy do czynienia albo z premią, albo z nagrodą. Nieprawidłowość w nazewnictwie musi in concreto skutkować koniecznością dokonania wykładni oświadczeń woli według kryteriów określonych w art. 65 k.c., bez przypisywania większego znaczenia nazwie świadczenia. Premia ma charakter roszczeniowy, a zatem przyznanie jej ma charakter deklaratywny, potwierdzający fakt spełnienia warunkujących ją przesłanek.
Przechowywanie dokumentów
Zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p. pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Stosownie zaś do treści art. 94 pkt 9b k.p. przechowywanie dokumentacji pracowniczej ma się odbywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z § 3 pkt 2 lit. l rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej w części B akt osobowych przechowuje się dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 k.p). W aktach osobowych powinny więc być przechowywane tylko odpisy zawiadomień o przyznaniu nagrody za szczególne osiągnięcia w pracy.
Natomiast w przypadku premii nie ma obowiązku sporządzenia dodatkowego zawiadomienia o przyznaniu premii i umieszczenia go w aktach osobowych pracownika.
Wybrane orzecznictwo
Dokonując selekcji orzeczeń w zakresie podejmowanej tematyki, kierowałem się ich przydatnością w codziennej praktyce i stosowaniu przepisów w zakresie przyznawania premii i nagród, dokonywaniu rozróżnień między tymi świadczeniami, a także stabilności orzecznictwa co do niżej wskazanych kwestii.
- Termin wypłaty nagrody i warunki jej przyznania
Wyrok SN z dnia 23 maja 2014 r., sygn. II PK 273/13, LEX nr 1461235 Pracodawca może wyznaczyć nawet odległy termin wypłaty nagrody. Nie jest ona uzależniona od przepracowania określonego czasu, a o jej wysokości decyduje pracodawca na podstawie subiektywnej oceny, korygowanej potrzebą zapewnienia transparentnego i akceptowanego przez pracowników działania (art. 112 k.p.); co nie oznacza jednak, że nagrodę powinni otrzymać wszyscy pracownicy lub w jednakowej wysokości. Stosownie do art. 105 k.p. powinni ją otrzymać tylko ci pracownicy, którzy wzorowo wypełniają swoje obowiązki, przejawiają inicjatywę w pracy i przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu. Ze swej istoty nagroda nie ma więc charakteru egalitarnego.
- Roszczenie o wypłatę nagrody
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 27 stycznia 2016 r., sygn. III Aua 1185/15, LEX nr 2008343
Nagroda – jako pieniężne lub rzeczowe nieobowiązkowe świadczenie przyznawane pracownikowi przez pracodawcę (art. 105 k.p.) – zawiera element oceny, nie jest uwarunkowana zobiektywizowanymi, dającymi się zweryfikować przesłankami, nie występuje przy tym świadczeniu konstrukcja roszczeniowa. Tylko w przypadku gdy bez wątpienia wykazane zostanie, że doszło do wypłaty rażąco wysokiej nagrody, w szczególnie wyjątkowych okolicznościach sprawy możliwe jest kwestionowanie jej wysokości na podstawie art. 58 § 2 k.c.
- Kiedy świadczenie jest premią?
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 10 marca 2016 r., sygn. III Apa 11/15, LEX nr 2041845 za wyrokiem SN z dnia 20 stycznia 2005 r., sygn. I PK 146/04, LEX nr 390095 Świadczenie nie ma charakteru premii, gdy brak jest sprawdzalnych i możliwych do kontroli warunków premiowania. Jeżeli regulamin wynagradzania pracowników określa „konkretne i sprawdzalne” warunki premiowania, to pracownik, który spełnił te warunki, ma prawo do premii przewidzianej w regulaminie. Jeżeli zmiana regulaminu premiowania polega na zmianie podstawy jej obliczania lub wprowadzenia nowych czynników warunkujących nabycie prawa do premii lub jej wysokość, to wymaga ona wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli prawo do premii wynika z umowy o pracę.
- Czy istnieje roszczenie o wypłatę premii uznaniowej?
Wyrok SN z dnia 18 stycznia 2022 r., sygn. III PSKP 52/21, LEX nr 3343957
Świadczenie pieniężne nazwane w zakładowych przepisach płacowych (albo w umowie o pracę) „premią uznaniową”, wypłacane pracownikowi systematycznie, w regularnych odstępach czasu, za zwyczajne wykonywanie obowiązków służbowych, a więc w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy (art. 100 § 1 k.p.), w oderwaniu od przesłanek nagrody określonych w art. 105 k.p., jest składnikiem wynagrodzenia za pracę (w szczególności wynagrodzenia urlopowego), co oznacza, że pracownikowi przysługuje roszczenie o jego wypłatę.
- Relacja między premią uznaniową a nagrodą
Wyrok SN z dnia 27 stycznia 2022 r., sygn. II PSKP 74/21, LEX nr 3397092
Nawet przy użyciu w regulaminie nazwy „premia uznaniowa” należy odróżnić premię od nagrody, przy czym „premia uznaniowa” wypłacana systematycznie i ujmowana jako składnik wynagrodzenia za pracę jest premią, a nie nagrodą.
- Kiedy pracownik może być pozbawiony premii?
Postanowienie SN z dnia 19 lipca 2022 r., sygn. III PSK 212/21, LEX nr 3482063
Uzasadnione prawem przewinienia jakościowe i dyscyplinarne pracownika, nietrzeźwość, kradzieże, zawinione i udowodnione spowodowanie strat gospodarczo-finansowych w przedsiębiorstwie spółki mogą być reduktorami premii z zysku jako przejaw nierzetelnej pracy pracownika w okresie rozliczeniowym, która przyczynia się do zmniejszenia lub nieosiągnięcia zysku z pracy całego zespołu pracowników. Reduktorami uprawnień do premii z zysku nie mogą natomiast być okoliczności niemające żadnego związku z rzetelną pracą pracownika. Możliwość pozbawienia pracownika premii ze względu na przewinienia, których dopuścił się względem pracodawcy, jest też niezależna od ewentualnego przedawnienia roszczeń pracodawcy o naprawienie poniesionej szkody.
Podsumowanie
Rozróżnienie nagrody i premii, z uwagi na charakter prawny świadczenia, sprowadza się do oceny przesłanek (warunków) jego nabycia. Nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnych warunków, a jej przyznanie zależy od uznania zakładu pracy; przy czym przed przyznaniem przez zakład pracy nagrody po stronie pracownika nie powstaje prawo podmiotowe do jej żądania. W odróżnieniu od nagrody prawo podmiotowe pracownika do premii powstaje w razie dopełnienia warunków premiowania przewidzianych w regulaminie (lub innym dokumencie źródłowym), a przyznanie pracownikowi premii nie jest uzależnione od uznania zakładu pracy, lecz od dopełnienia przez pracownika wspomnianych warunków.
Grzegorz Miśtal
inspektor pracy OIP Kielce
